Change Management: Den Prozess im Unternehmen gestalten

An Bestehendem festhalten gibt Sicherheit. Die Corona-Pandemie aber hat gezeigt, dass Veränderungen – auch kurzfristig – nötig und möglich sind. Mit Change Management die Prozesse im Unternehmen fit für die Zukunft machen ist eine kontinuierliche Aufgabe.

Reflektieren, Prozesse und Vorgehensweisen infrage stellen, dafür ist im Tagesgeschäft selten Zeit. Der Corona-Lockdown im Frühjahr 2020 brachte für einige Branchen die dafür notwendige Motivation – und Zeit. Die Globalisierung und unser bisheriges Wirtschaften hat die Corona-Pandemie auf den Prüfstand gestellt.

„Absatz und Beschaffung über Kontinente hinweg wurde im Frühjahr 2020 zu einem fragilen Geschäftsmodell“, sagt Unternehmensberater Holger Fischer bei Ecovis in Nürnberg. Geschäftsreisen und Tourismus kamen zum Erliegen. Während die Corona-Krise für die einen längst überfällige Maßnahmen sichtbar machte, etwa die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, zwang der Lockdown andere Branchen, beispielsweise in der Produktion, ihre Unternehmen an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen – und damit zum Change Management. Die Ziele: Potenziale des Betriebs aufdecken, das Unternehmen an Trends und Märkten ausrichten, Wachstum halten oder Personal für neue Aufgaben qualifizieren.

Gnadenlos ehrlich

War Change Management in den vergangenen Jahren ein Instrument, um die Herausforderung der Digitalisierung und Globalisierung in den Unternehmen umzusetzen, stehen heute – durch die Corona-Krise hervorgerufen – andere Themen im Vordergrund, die neue Strategien und Strukturen fordern: Wie tragfähig ist das Geschäftsmodell? Wie sind Zahlungsströme anzupassen? Wie sind Lieferketten künftig zu organisieren? Wie wirken sich die Veränderungen auf die Mitarbeiter aus?

Beim Change-Prozess ist der Blick in die Zukunft des Betriebs unerlässlich. Dazu gehört die Antwort auf die Frage, was wird in der Zeit nach Corona von den bereits umgesetzten Veränderungen im Unternehmen bleiben? Welche haben sich als praktikabel und sinnvoll erwiesen, was war längst überfällig? „Um Strukturen an neue Rahmenbedingungen anzupassen, sollten Unternehmer einen ehrlichen Blick auf den Status quo werfen“, sagt Fischer. Drei Frageblöcke sind dabei genauer unter die Lupe zu nehmen:

1. Strukturen & Digitales

• Wie entwickelte sich der Betrieb bis März 2020?
• Was ist die Vision des Unternehmens, und lassen sich Kunden damit begeistern?
• Kann das Geschäftsmodell in der Zukunft bestehen?
• Welche Prozesse und Meetings lassen sich digital abhalten?
• Lassen sich Fördermittel zur Digitalisierung nutzen?

2. Markt & Kunden

• Wie verändern sich Beschaffungs- und Absatzmärkte?
• Welche politischen Voraussetzungen beeinflussen das Geschäft?

3. Partner & Lieferanten

• Entwickeln sich die Lieferanten und Partner mit der gleichen Geschwindigkeit oder blockieren sie?
• Lassen sich Produkte und Rohstoffe regional einkaufen?

Nach der ehrlichen Reflexion, am besten mit einem erfahrenen Sparringspartner, werden Umsetzungsmaßnahmen in Etappenzielen festgelegt. „Die ersten Schritte sollten klein, die Ziele gut erreichbar sein und die Beschäftigten sollten sie mittragen“, rät Fischer, „denn sie müssen den Veränderungsprozess im Unternehmen leben.“ Eine offene Kommunikation ist dafür die Grundlage und hilft, den Wandel in die Unternehmenskultur zu integrieren.

Die Lehre aus der Krise

Betriebswirtschaftlich ist die Erkenntnis aus der Corona-Pandemie, dass Eigenkapital durch nichts zu ersetzen ist. Unternehmen leiden unter Liquiditätsengpässen. Die Zahlungsströme verlangsamen sich. Banken können und wollen keinen Ausgleichschaffen. Staatliche Hilfsmaßnahmen sind vorhanden, erreichen aber nicht immer die Unternehmen. Ein kluges Change Management versucht, die Zukunft vorwegzunehmen, um sich früher und besser an künftige Bedingungen anzupassen. „Das kann gegenüber dem Wettbewerb ein ganz entscheidender Vorteil sein“, sagt Fischer (siehe Interview unten).

Die Arbeitnehmer im Fokus

Bei sehr vielen Unternehmen hat sich innerhalb kürzester Zeit die Arbeitswelt geändert. Wo immer möglich, wurden Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Inzwischen zeigen Umfragen, beispielsweise des Meinungsforschungsinstituts Civey im Auftrag des MDR, dass sich Arbeitnehmer für ein Recht auf Homeoffice aussprechen. Rechtlich ist Homeoffice eine besondere Form der mobilen Arbeit. Es gelten das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz ebenso wie bei der Tätigkeit im Büro. „Wichtig ist die schriftliche Vereinbarung als Ergänzung zum Arbeitsvertrag“, sagt Gunnar Roloff, Rechtsanwalt bei Ecovis in Rostock.

Häufig wünschen sich Mitarbeiter eine wöchentliche anstelle der täglichen Höchstarbeitszeit. Im Wettbewerb um geeignetes Personal werden Arbeitgeber zunehmend die rechtlichen Grundlagen dafür schaffen müssen. Denkbar ist dabei der Abschluss von (Änderungs-)Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen. Klare Regeln in der Zusammenarbeit verhindern Missverständnisse und Unzufriedenheit der Beschäftigten.

Überblick verschaffen, Potenziale aufdecken, Risiken minimieren

Die Checkliste, die der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater e. V. (BDU) herausgegeben hat, unterstützt Sie dabei, die richtigen Fragen zu stellen. Sie können die Checkliste hier herunterladen.

Gunnar Roloff, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock

Holger Fischer, Unternehmensberater bei Ecovis in Nürnberg