Notfallplan: Gut gerüstet für den Fall der Fälle

Eine Notfalldokumentation mit allen wichtigen Daten, Vollmachten und Anweisungen sichert im Krisenfall die Handlungsfähigkeit des Unternehmens.

Kleinere Unternehmen sind häufig von ihren Inhabern geprägt. Was im alltäglichen Geschäftsleben ein Plus ist, kann bei einem Notfall zum großen Problem werden. Manchmal genügt schon eine Erkrankung des Chefs oder der Chefin – und der Betrieb ist binnen kurzer Zeit nicht mehr handlungsfähig. Löhne und Rechnungen können nicht bezahlt werden, weil Kontovollmachten fehlen. Fristen laufen ab, weil die Informationen darüber nicht auffindbar sind. Unterlagen sind nicht zugänglich, weil die Passwörter unbekannt sind.

Bevor der Worst Case eintritt: Frühzeitig wichtige Dokumente ordnen

Szenarien, über die niemand so recht nachdenken mag – wer möchte schon mit Krankheit oder Verkehrsunfällen konfrontiert werden. Vielmehr sind die Unternehmer vollständig in das operative Geschäft eingebunden, eine strategisch langfristige Planung – auch der Unternehmensnachfolge – bleibt vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen aus. Außerdem definiert jeder den Notfall anders, weiß Steuerberater Martin Fries: „Der eine meint den Todesfall, der andere die Berufsunfähigkeit und Kundenverluste. In der Regel ist es so, dass jemand für das vielschichtige Thema stärker sensibilisiert ist, wenn im Bekannten- oder Verwandtenkreis der Mandanten etwas vorgefallen ist. Auch das Alter spielt eine Rolle.“ Der Aschaffenburger Berater berichtet, dass viele Mandanten davon überzeugt sind, dass sie vorgesorgt hätten. „Bei genauem Nachfragen stellt man allerdings fest, dass das nicht so durchgängig der Fall ist.“ Was häufig schon vorhanden ist, sind Kontovollmachten für andere Personen sowie informelle und nicht dokumentierte Abläufe für Notfälle.

Daneben gehen die meisten Unternehmer davon aus, dass kurzfristig die Assistenz oder der engste Mitarbeiter die Leitung des Betriebs übernehmen können und das Ganze schon irgendwie hinbekommen. „Der Worst Case wird dabei meist verdrängt“, weiß Unternehmensberater Matthias Laudahn. Das Problem: Diese Personen werden häufig nicht darüber informiert, welche Rolle sie in dieser Situation einnehmen sollen und welche wesentlichen Aufgaben zusätzlich auf sie zukommen. „Ersichtlich wird innerhalb dieser Beratungen, dass, je jünger die Unternehmer sind, desto unvorbereiteter sind sie hinsichtlich eines Notfalls.“ Um aber für den Notfall gut gerüstet zu sein, sollten Unternehmer rechtzeitig eine Notfalldokumentation zusammenstellen – einen Ordner, in dem bei Bedarf alle wichtigen Fäden zusammenlaufen. „Am besten versucht man, die Themen zu strukturieren – mit Blick auf Prokura, Handlungsvollmachten, wer hat welche Schlüssel, wer ist wofür zuständig. Außerdem sollte ein Vertretungsplan aufgestellt werden“, empfiehlt Dr. Holger Fischer, Unternehmensberater.

Frühzeitig die Rolle der Mitarbeiter für den Krisenfall festlegen

Viele Informationen und Handlungsanweisungen befinden sich oft nur im Kopf des Unternehmers. Selten sind Details besprochen oder gar dokumentiert. Diese Informationen sollten aufgeschrieben werden. Außerdem ist es hilfreich, wichtige Dokumente wie Verträge, Policen und laufende Auftragsunterlagen in einem Notfallordner griffbereit abzuheften. Entscheidend ist auch, dass Vertrauenspersonen auf die Daten zugreifen können. Wer möchte, dass diese Personen aus dem Unternehmen stammen, sollte an Vollmachten denken: „Wer beispielsweise den Betriebsleiter miteinbinden möchte, sollte darauf achten, dass dieser die entsprechenden Vollmachten hat, damit das Unternehmen handlungsfähig bleibt“, erklärt Dr. Daniel Kabey, Rechtsanwalt. Eine Generalvollmacht muss die Person erteilen, die das Unternehmen rechtswirksam vertritt. Ist die Firma im Handelsregister eingetragen, kann alternativ auch eine Prokura erteilt werden. Ratsam ist es, Prokuristen, Projekt- oder Abteilungsleitern die Aufgaben, die sie im Notfall erledigen sollen, konkret zuzuweisen.

Damit der Betrieb weiterlaufen kann, müssen die Vertreter wissen, welche Lizenzen und Passwörter für welche Programme erforderlich sind. Das gilt auch für die Zugangsdaten für das Online-Banking – alles sensible Daten, die in einem verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden sollten. Beim ersten Mal ist das Zusammenstellen der Dokumentation für den Notfall etwas umfassender. Wer sich jedoch systematisch begleiten lässt, kann den Inhalt zügig abarbeiten. Unternehmer sollten unbedingt darauf achten, dass die Informationen aktuell bleiben. Dazu kann einmal im Jahr ein Termin vereinbart werden, um die festgelegten Regelungen durchzusehen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Auch aktuelle Dokumente können dann ergänzt werden. Übrigens: Der Blick von außen hilft, die richtige Vorsorge zu treffen und Ihr Unternehmen krisenfest zu machen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, strategische Überlegungen in puncto Nachfolgeregelung anzustellen und den Notfallordner in diese Überlegungen miteinzubeziehen.

Außerdem muss über den Notfallplan gesprochen werden – im Unternehmen und mit Familienangehörigen. Oftmals haben diese eine andere Sichtweise auf unternehmensinterne Prozesse und sind nicht, wie der Chef, im geschäftsführenden unternehmerischen Alltag gefangen.

Tipp

Ein Notfallordner sollte leicht zu finden sowie systematisch angelegt sein, sodass auch Dritte damit gut zurechtkommen. Der Ecovis-Notfallordner ist ein bereits nach Themenfeldern vorstrukturierter Musterordner, der Ihnen bei einer geordneten Ablage hilft. Diesen können Sie bei Ihrem Berater anfordern.

Branchenübergreifend praktikabel

• Eine Notfalldokumentation ist für Jung und Altunternehmer wichtig.
• Der sogenannte Ecovis-Notfallordner ist nur die Vorkehrung für den Notfall, eine Nachfolgeregelung muss darüber hinaus getroffen werden.
• Mit dem Ecovis-Notfallordner sichern Sie im Ernstfall die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens.
• Kommunizieren Sie den Notfallplan an Familienangehörige und Mitarbeiter.
• Achten Sie auf die Aktualität und die Nachvollziehbarkeit der Dokumente.