Hinweisgeberschutzgesetz: Ab 17. Dezember 2023 auch für kleinere Unternehmen verpflichtend
Bis zum 17. Dezember 2023 müssen kleinere Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen. Es trat am 2. Juli 2023 in Kraft. Es verpflichtet Unternehmen schrittweise dazu, eine interne Meldestelle einzurichten. Diese mussten zunächst nur große Unternehmen installieren. Was kleinere Unternehmen jetzt tun müssen, das erklären die Ecovis-Experten.
Ende der Schonfrist für kleine und mittlere Unternehmen
Bislang fielen Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigten, noch nicht unter die Regelungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), mit dem der Bundesrat die EU-Whistleblower-Richtlinien seit Anfang Juli 2023 nun auch in Deutschland umsetzt. Grund für die Verschonung bislang war, dass die Regierung so die bürokratische Belastung für die Mittelständler reduzieren wollte.
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Doch bis zum 17. Dezember 2023 müssen jetzt auch kleinere Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Voraussetzungen, die das Gesetz ab dann auch für sie vorschreibt, erfüllen. Schließlich soll auch dort sichergestellt sein, dass Beschäftigte gegebenenfalls rechtswidrige Handlungen innerhalb eines Unternehmens, einer Organisation oder Institution, wie Steuerhinterziehung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Bestechung, Korruption oder sexuelle Belästigung, melden können.
Obwohl noch ein wenig Zeit ist, sollten kleinere Unternehmen bald eine Meldestelle einrichten. „Es ist ratsam, sich frühzeitig um die Vorbereitungen zu kümmern, damit sichergestellt ist, dass alle gesetzlichen Anforderungen fristgerecht erfüllt sind“, sagt Ecovis-Rechtsanwalt Alexander Littich aus Landshut. Nur so können sich Mittelständler ab Mitte Dezember vor drohenden Bußgeldern in Höhe von bis zu 20.000 Euro schützen.
Was kleine und mittlere Unternehmen jetzt tun müssen
Genau wie große Unternehmen müssen sich nun auch kleinere Unternehmen darum kümmern, dass sie den Anforderungen des HinSchG gerecht werden. Bis zum 17. Dezember 2023 müssen sie daher einige Pflichten erfüllen:
- Unternehmen müssen ihre Beschäftigten in einfacher Sprache darüber informieren, welche Möglichkeiten sie entweder durch einen internen oder externen Meldekanal haben, gegebenenfalls rechtswidrige Handlungen zu melden.
- Unternehmen müssen einen gesetzlichen Pflichtenkatalog von der Meldestelle befolgen. Darin ist die Eingangsbestätigung an den Hinweisgebenden innerhalb einer Frist, die Aufklärung des Sachverhaltes, die Ergreifung von Folgemaßnahmen sowie die Dokumentationspflicht geregelt.
- Damit die interne Meldestelle Meldungen prüfen und Folgemaßnahmen empfehlen kann, muss sie umfassende Befugnisse haben.
- Unternehmen müssen keine anonyme Meldung ermöglichen.
Anforderungen an die interne Meldestelle
Die interne Meldestelle muss dabei
- Hinweisgebern die Möglichkeit geben, Hinweise mündlich, schriftlich oder persönlich abzugeben,
- Whistleblowern den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen und
- sie innerhalb von drei Monaten darüber informieren, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden.
Unternehmen können die Meldestelle entweder durch eine Einheit aus mehreren Beschäftigten oder durch einen mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betrautem Dritten einrichten. Die Pflicht, den gemeldeten Verstoß abzustellen, bleibt jedoch beim jeweiligen Arbeitgeber.
Das Ecovis-Hinweisgeber-Tool
Da sich Unternehmen durch externe Dienstleister oder spezialisierte Kanzleien Unterstützung holen können, hat Ecovis ein Tool entwickelt, um Unternehmen die Einrichtung und den Betrieb einer solchen Hinweisgeberstelle zu erleichtern. „Unser Hinweisgeber-Tool ist auch auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet. Insbesondere diesen nehmen wir damit eine Menge Arbeit ab, die sonst kaum zu stemmen wäre“, sagt Axel Keller, Ecovis-Rechtsanwalt aus Rostock.
Mehr zum Hinweisgeberschutzgesetz und den Hinweisgeber-Portalen von Ecovis erfahren Sie hier:
https://www.ecovis.com/wirtschaftsstrafrecht/hinweisgeberstelle/
