Hinweisgeberschutzgesetz endlich auch in Deutschland beschlossen – was sollten Unternehmen jetzt vorbereiten?

Bereits Ende 2021 hätte Deutschland die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern umsetzen müssen. Jetzt hat der Bundesrat das Gesetz, Whistleblower umfassend zu schützen, schlussendlich beschlossen. Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes ist voraussichtlich Mitte Juni 2023 zu rechnen. Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten. Hier kann ECOVIS MELDESTELLE den Kunden helfen.

Missstände und Straftaten gibt es nicht nur in großen Unternehmen. Steuerhinterziehung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Bestechung, Korruption, Kartellabsprachen oder z.B. sexuelle Belästigung kommen in Unternehmen aller Größenordnungen vor.

Mit dem „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“, kurz: Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), setzt Deutschland eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2019 um. Ziel des Gesetzes: Menschen, die auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden hinweisen wollen, sogenannte Whistleblower, sollen das einfacher und ohne Angst vor Repressalien tun können.

Welche Unternehmen müssen eine Meldestelle einrichten?

Eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz müssen alle sogenannten „Beschäftigungsgeber“ etablieren, die mindestens 50 Beschäftigte haben. Dazu gehören laut Gesetz „natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, (…) rechtsfähige Personengesellschaften und (…) sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.“

Damit betrifft das Hinweisgeberschutzgesetz nicht nur Unternehmen, sondern beispielsweise auch Vereine, Behörden, eingetragene Genossenschaften und Stiftungen.

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz will einen umfassenden Schutz von Whistleblowern sicherstellen. Dazu sieht das Gesetz in der vom Bundestag jetzt beschlossenen Fassung folgende Maßnahmen vor:

• Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten müssen sichere interne Hinweisgebersysteme installieren und betreiben. Kleinere Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten wird dafür eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt. Ziel ist es, dass sich die kleineren Beschäftigungsgeber mit den notwendigen Schritten und den durch dieses Gesetz gewährten Optionen auseinanderzusetzen. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen das Gesetz mit dem In-Kraft-Treten umsetzen.
• Whistleblower müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben.
• Wird ein Hinweis abgegeben, muss die interne Meldestelle dies dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigen.
• Binnen drei Monaten muss die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informieren, beispielsweise über die Einleitung interner Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung einer Meldung an eine zuständige Behörde, etwa eine Strafverfolgungsbehörde.
• Als zweite, gleichwertige Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen wird beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet. Die Bundesländer können darüber hinaus eigene Meldestellen einrichten.
• Whistleblower können sich frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder die externe Meldestelle nutzen möchten.
• Auch anonymen Hinweisen soll nachgegangen werden.
• Zum Schutz der Whistleblower vor „Repressalien“ enthält das Gesetz eine weitgehende Beweislastumkehr: Wird ein Whistleblower im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit „benachteiligt“, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. Zudem kommen Schadensersatzansprüche des Whistleblowers aufgrund von Repressalien in Betracht.

Wer wird durch das Gesetz geschützt?

• Hinweisgeber selbst
• Personen, die den Hinweisgeber bei einer Meldung vertraulich unterstützt haben
• Personen, die mit der Meldung in Zusammenhang stehen
• Unternehmen, denen darüber eine eigene Handlungsmöglichkeit eingeräumt wird

Wovor schützt das Gesetz die Hinweisgeber?

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Whistleblower grundsätzlich vor Repressalien bewahren, durch die ihnen ein „ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann“. Dazu zählen unter anderem:

• Kündigung
• Mobbing
• Veränderung des Aufgabenbereichs
• Veränderung der Arbeitszeit
• Veränderung des Arbeitsorts
• Verweigerung von Fortbildungsmaßnahmen
• Versagung einer Entfristung

Wie Ecovis die Unternehmen unterstützt

Ecovis stellt speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen, Träger und soziale Vereine bereits seit 2021 Lösungen bereit, die auch dem neuen Gesetz entsprechen. Eine Implementierung im Unternehmen oder auf dem eigenen Server sind nicht notwendig.

Bei den einzurichtenden Meldestellen ist Vertraulichkeit das oberste Gebot – Unternehmen müssen die Meldekanäle so organisieren, dass ausschließlich der Meldestelle die Identität des Hinweisgebers bekannt ist.

Ecovis bietet hier eine Lösung zur vollständigen Anonymisierung der Meldung an. Zudem ist Ecovis häufig auch als externer Datenschutzbeauftragter in Unternehmen tätig und unterfällt somit den vorgegebenen Vertraulichkeitsverpflichtungen. Ein Datenschutzbeauftragter ist für Unternehmen der genannten Größe ohnehin Pflicht und ihm obliegt zudem die Pflicht, für seine Mandanten nach außen und innen die Einhaltung der Privatsphäre zu überwachen.

Bei der Beauftragung von Ecovis als externer Datenschutzbeauftragter und als Meldestelle tritt Ecovis mithin als völlig unabhängige und neutrale Stelle auf – Interessenkonflikte sind somit ausgeschlossen. Zudem bringt Ecovis die Kapazität mit, eingehende Hinweise fristgerecht zu bearbeiten und in Kontakt mit dem Hinweisgeber zu bleiben.

Sie haben Fragen zur Umsetzung einer internen Meldestelle oder interessieren sich für die von Ecovis angebotene Lösung? Sprechen Sie uns jederzeit dazu an!

Unsere Datenschutzhinweise hierzu finden Sie HIER.