Ist eine Betriebsveranstaltung für ausgewählte Mitarbeiter steuerbegünstigt?
Betriebsveranstaltungen sind laut Steuerrecht Veranstaltungen gesellschaftlicher Art. Doch was gilt, wenn nicht alle Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen dürfen? Können Arbeitgeber den entstandenen geldwerten Vorteil für die begünstigten Teilnehmer dann pauschalieren? Das hat nun der Bundesfinanzhof entschieden.
Definition und Abgrenzung der Betriebsveranstaltung
Bei der steuerlichen Behandlung von Zuwendungen an Arbeitnehmer ist der Begriff der Betriebsveranstaltung wichtig. Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene, die der Förderung des Betriebsklimas und der Motivation der Arbeitnehmer dient (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz, EStG). Es muss sich also um eine Veranstaltung des Arbeitgebers für seine Arbeitnehmer handeln.
Steuerliche Behandlung
Die Aufwendungen, die der Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsveranstaltung tätigt, sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Für den Arbeitnehmer sind diese Zuwendungen bis zu einem Betrag von 110 Euro je Veranstaltung und Arbeitnehmer steuerfrei. Voraussetzung für den Freibetrag ist, dass die Teilnahme allen Arbeitnehmern des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Der Freibetrag gilt pro Veranstaltung und kann für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr in Anspruch genommen werden. Wer den Freibetrag überschreitet, muss den übersteigenden Betrag versteuern. „Diese Steuerschuld kann aber der Arbeitgeber übernehmen, indem er den Vorteil pauschal mit 25 Prozent versteuert und an das Finanzamt zahlt. Die Pauschalbesteuerung hat zudem den Vorteil, dass keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen“, erklärt Ecovis-Steuerberater und Sozialversicherungsexperte Andreas Islinger in München.
Urteil des Bundesfinanzhofs
Im Urteilsfall veranstaltete die Arbeitgeberin für ihre Vorstandsmitglieder und leitenden Angestellten zwei Weihnachtsfeiern, wandte richtigerweise den Freibetrag nicht an, aber pauschalierte den geldwerten Vorteil der Teilnehmer mit 25 Prozent. Das Finanzamt argumentierte, es handele sich nicht um eine Betriebsveranstaltung im steuerrechtlichen Sinne, da nicht alle Arbeitnehmer eingeladen worden seien. Daher könne die Arbeitgeberin neben dem Freibetrag auch die Pauschalierungsvorschrift nicht in Anspruch nehmen. Dagegen klagte die Arbeitgeberin.
Der Bundesfinanzhof entschied, dass eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offenstehen muss, um als solche anerkannt zu werden. Unter Betriebsveranstaltungen sind alle Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter auf betrieblicher Ebene zu verstehen. Das Erfordernis der „Jedermann“-Offenheit bezieht sich nur auf den Freibetrag von 110 Euro (BFH-Urteil vom 27. März 2024, VI R 5/22).
Was bedeutet dieses Urteil?
Veranstaltungen, die nur einem Teil der Belegschaft zugänglich sind, können Unternehmen als steuerbegünstigte Betriebsveranstaltungen pauschal besteuern, wenn sie die grundlegenden Kriterien erfüllen. Der Freibetrag gilt dann jedoch nicht. „Die Entscheidung schafft Rechtssicherheit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Arbeitgeber sollten aber darauf achten, Kosten und Teilnehmerzahl genau zu dokumentieren, um die steuerlichen Vorteile voll auszuschöpfen. Für Betriebsveranstaltungen von einzelnen Abteilungen oder Betriebsteilen lässt sich aber auch weiterhin der Freibetrag berücksichtigen. Lediglich bei Betriebsveranstaltungen für bestimmte Personenkreise, wie Führungskräfte, findet der Freibetrag keine Anwendung, die Pauschalbesteuerung kann aber genutzt werden“, sagt Ecovis-Steuerberater und Sozialversicherungsexperte Andreas Islinger.
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