Mieten, kaufen oder leasen von Hardware: Steuerliche Vor- und Nachteile

Mieten, kaufen oder leasen – was ist die beste Option für Unternehmer? Das hängt von vielen finanziellen Aspekten und weiteren Faktoren ab. Ecovis gibt einen Überblick, wie Unternehmer ihre IT auf dem neuesten Stand halten und gleichzeitig ihre Steuerstrategie optimieren können.

Um die digitalen Herausforderungen zu meistern, müssen Unternehmerinnen und Unternehmer zunehmend in ihre IT-Infrastruktur investieren. Einerseits steigen die Kosten für IT-Geräte und -Services aufgrund der Inflation, andererseits zwingt der Wettbewerb sowie der Innovationsdruck die Unternehmen zur Modernisierung der Technik. Welche Möglichkeiten gibt es für Unternehmer, ihre Hardware möglichst kostengünstig aufzurüsten?

Miete von IT-Hardware

Bei einem Mietmodell schließen der Hersteller oder Händler einen Vertrag mit dem Käufer für einen bestimmten Zeitraum. Bei dieser Finanzierungsform ist der Anbieter für die Funktionstüchtigkeit der IT-Infrastruktur verantwortlich.

Die Vorteile:

• Unternehmer zahlen nur einen Bruchteil des Gesamtpreises und arbeiten immer mit der neuesten Version der Technik.
• Um Updates und Sicherheit kümmert sich der Hersteller oder Händler.

Der Nachteil:

• Bei einer langfristigen Miete werden die Mietkosten höher als der ursprüngliche Kaufpreis.

Das Mieten ist zwar die teuerste, aber auch umfassendste Finanzierungslösung. „Das Mietmodell führt zu einer verbesserten Liquidität, sodass Unternehmer mehr ins Kerngeschäft investieren können“, weiß Ecovis-Steuerberater Jan Brumbauer in Falkenstein. Mietzahlungen sind steuerlich in voller Höhe Betriebsausgaben.

Kauf von IT-Geräten

Gekaufte IT-Hardware wird mit den Anschaffungskosten bilanziert. Diese können Unternehmen dann über die Nutzungsdauer der Geräte abschreiben. Die finanziellen Mittel kommen aus dem Gewinn des Betriebs oder über einen Kredit.

Die Vorteile:

• Unternehmen bekommen bei einem Kauf oft Rabatte.
• Steuerlich wird der Kauf über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
• Teilweise gewährt der Fiskus besondere Abschreibungsvarianten wie Sonderabschreibung, Investitionsabzugsbeträge oder degressive Abschreibung. Damit kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Teil der Abschreibung sogar vor dem tatsächlichen Kauf erfolgen.

Die Nachteile:

• Bei der Innenfinanzierung ist weniger Liquidität verfügbar.
• Bei der Bankfinanzierung kann der Kreditrahmen schnell ausgeschöpft sein.
• Eine Finanzierung über die Hausbank kostet Zeit und Zinsen.
• Das Unternehmen muss eine eigene IT-Abteilung vorhalten, die sich um Probleme oder Updates kümmert. Das kann für kleinere Unternehmen oft sehr teuer sein.

„Beim Kauf von IT-Geräten gibt es dank der extra Abschreibungsmöglichkeiten Steuererstattungen. Das ist ein echter Pluspunkt für den Kauf“, sagt Brumbauer.

Leasing von IT-Hardware

Leasing bedeutet, dass man ein Wirtschafts- oder Investitionsgut nutzt, ohne es zu besitzen. Bei dieser Vertragsform gibt es drei Parteien: Kunde, Lieferant und Leasinggesellschaft.

Die Vorteile:

• Wie beim Mietmodell arbeitet das Unternehmen auch hier stets mit aktueller Technik.
• Das Leasing bringt steuerrechtliche Vorteile, da die Leasingrate ein sofort steuerlich abziehbarer Aufwand ist.
• Der Kunde zahlt ein monatliches Entgelt für die Nutzung.
• Die Bilanzierungspflicht liegt nicht beim Kunden, sondern beim Leasinggeber.

Der Nachteil:

• Die Abschreibung kann durch den Kauf höher sein als der jährliche Leasingaufwand. Somit kann hierdurch unter Umständen ein steuerlicher Nachteil entstehen.

Tipp: Mieten, kaufen oder leasen?

Unternehmen, die auf dem neuesten Stand bleiben wollen, flexibel bei Veränderungen reagieren und ihre Ressourcen effizient nutzen wollen, entscheiden sich häufig für das Miet- oder Leasingmodell.

Eine weitere Lösung für Unternehmen wäre ein hybrides Modell, bei dem das Unternehmen einen Teil der IT-Infrastruktur auslagert und einen anderen Teil selbst betreibt. „Dieses Modell kann die Vorteile der oben genannten Ansätze kombinieren“, weiß Jan Brumbauer. Für die Frage, welche Finanzierungsform besser für das jeweilige Unternehmen geeignet ist, sind diverse Kriterien entscheidend. Diese sind:

• Zinssatz,
• Liquidität,
• Abnutzung,
• Reinvestitionsbedarf und zuletzt auch die
• steuerliche Behandlung der jeweiligen Anschaffungsvariante.