Mitarbeiterentsendung: Ab ins Ausland – aber vorbereitet

Wer außerhalb von Deutschland unternehmerisch aktiv ist, bei dem bleiben auch Dienstreisen und Mitarbeiterentsendungen nicht aus. Aber welche Regeln sind zu beachten?

Die Gründe, warum Unternehmen ihre Beschäftigten ins Ausland schicken, sind vielfältig: Ein Auslandsaufenthalt kann dem Wissenstransfer dienen. Es lassen sich kurzfristig Kapazitätsengpässe ausgleichen oder Projekte für einen bestimmten Zeitraum begleiten. Je nach Projekt, Zeitraum und vor allem Land, in dem die Mitarbeitenden vorübergehend arbeiten sollen, sind allerdings einige Dinge zu beachten und zu klären.

Sozialversicherung im Blick

Schickt ein Unternehmen einen Arbeitnehmer befristet ins Ausland, so spricht man im Sozialversicherungsrecht von einer Entsendung. Und Vorsicht: Wer auch nur einen Tag für ein Kundengespräch, einen Messebesuch oder eine Montagetätigkeit im Ausland arbeitet, gilt sozialversicherungsrechtlich als entsendet.

Damit nicht gleichzeitig im Land, in das der Arbeitnehmer entsendet wird, Sozialversicherungsbeiträge anfallen, benötigt der Arbeitnehmer eine Entsende-Bescheinigung. Diese heißt bei Entsendungen ins EU-, EWR-Ausland oder in die Schweiz A1-Bescheinigung. Reisende sollten sie immer dabei haben. Innerhalb der EU gilt außerdem: Dauert die Entsendung nicht länger als 24 Monate und löst der Arbeitnehmer keine andere Person im Ausland ab, so bleibt es in der Regel bei der Sozialversicherungspflicht in Deutschland. „Für Länder außerhalb der EU gelten zum Teil andere Regeln“, erklärt Marion Dechant, Steuerberaterin bei Ecovis in München. „Was notwendig ist, ist vorab im Einzelfall zu klären.“

Ungeplante Betriebsstätten-Gründung vermeiden

Gibt es in einem Land, in dem künftig Kolleginnen und Kollegen arbeiten, bislang keine eigene Betriebsstätte, ist Vorsicht geboten. „Wer beispielsweise für seinen Mitarbeiter ein eigenes Büro mietet, der gründet damit unabsichtlich eine Betriebsstätte – mit allen Konsequenzen“, erklärt Steuerberaterin Dechant. „Dann ist Ertragsteuer fällig, und zwar rückwirkend ab dem angenommenen Gründungszeitpunkt. Dazu kommt ein erheblicher Verwaltungsaufwand“, warnt Dechant.

Neben einer festen Büroeinrichtung kann aber auch der Zeitraum, den der Beschäftigte im Ausland arbeitet, zu einer unbeabsichtigten Betriebsstättengründung führen. Je nach Land sind sechs oder zwölf Monate der kritische Wert.

Doppelbesteuerung vermeiden

Wird der Mitarbeiter in ein Land entsendet, in dem es ohnehin eine Niederlassung gibt, gestaltet sich die Entsendung einfacher. „Aber auch hier müssen Unternehmer und ihre Arbeitnehmer steuerrechtliche Aspekte berücksichtigen“, erklärt Dechant. In der Regel gilt: Dort, wo man arbeitet, muss man auch Steuern bezahlen.

Dieser Grundsatz wird nur durch Doppelbesteuerungsabkommen eingeschränkt. In vielen Ländern gilt beispielsweise die 183-Tage- Regel. Diese ist anzuwenden, wenn der Arbeitgeber außerdem nicht im Land ansässig ist, in das der Mitarbeiter entsendet wird, und der Lohn nicht von einer Betriebsstätte vor Ort bezahlt wird. „In manchen Ländern, etwa in den Niederlanden, beziehen sich die 183 Tage auf das Kalenderjahr, in anderen, wie Großbritannien, dagegen auf einen kontinuierlich zu prüfenden Betrachtungszeitraum von zwölf Monaten. Auch das ist zu klären, um eine Doppelbesteuerung des Lohns zu vermeiden“, sagt Dechant. Und: Der Arbeitgeber muss sich informieren, ob er im Ausland die Steuer des Arbeitnehmers von dessen Lohn einbehalten und direkt an das ausländische Finanzamt zahlen muss oder ob der Mitarbeiter für seine steuerlichen Pflichten verantwortlich ist.

Arbeitsrechtliche Fallstricke

Arbeitsrechtlich ist der Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche Arbeit“ zu beachten. Die entsendeten Mitarbeiter haben nicht nur Anspruch auf den örtlichen Mindestlohn, sondern auch auf alle sonstigen Entgeltbestandteile, die das nationale Recht am Arbeitsort festschreibt. Dauert die Entsendung länger als zwölf Monate, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass sämtliche geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Gastlandes beachtet werden. Dazu gehören auch Regelungen zur Lohnfortzahlung an Feiertagen oder zur Elternzeit, die von deutschen Vorschriften abweichen können. Wird der Mitarbeiter in ein Land außerhalb der EU entsendet, gelten nochmals andere Fristen und Regelungen.

Gut vorbereitet mit einer Checkliste

Wer nichts aus dem Blick verlieren will, dem kann eine Checkliste helfen (siehe Kasten). Am wichtigsten aber ist es, vor einer Mitarbeiterentsendung seinen Steuerberater zu kontaktieren. Schließlich lauern je nach Land und Tätigkeit ganz unterschiedliche Fallstricke. „Dank der Ecovis-Niederlassungen in über 80 Ländern können wir zudem auf wertvolles Insiderwissen der Kolleginnen und Kollegen zurückgreifen“, sagt Ecovis- Steuerberaterin Dechant. So wird die Arbeit im Ausland für Unternehmen und Beschäftigte ein gewinnbringendes Abenteuer ohne böses Erwachen.

Checkliste Entsendung: Was Sie im Blick haben sollten

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte:

• Entsendebescheinigung beantragen (Krankenkasse)

Arbeitsrechtliche Aspekte:

• Arbeitserlaubnis regeln
• Arbeitsvertrag anpassen, etwa zeitliche Befristung, Auslandszuschlag, Reisekosten
• Mögliche erforderliche Betriebsratszustimmung einholen oder Rückrufklausel klären

Steuerrechtliche Besonderheiten:

• Doppelbesteuerungsabkommen beachten
• Entsendefristen klären
• Betriebsstätten-Problematik im Blick behalten
• Pflichten zum Lohnsteuereinbehalt und zur Lohnsteuerabführung prüfen

So läuft das mit der A1-Bescheinigung

Sie entsenden Mitarbeitende ins Ausland und wollen sich über die A1-Bescheinigung informieren? Lesen Sie hier mehr https://de.ecovis.com/aktuelles/arbeitnehmerentsendung/