Pfiffige Lösung für Belege
Beim Ersetzenden Scannen müssen Papierbelege wie Rechnungen nicht mehr aufbewahrt werden. Für Unternehmen können daraus spürbare Vorteile resultieren.
Dürfen die Unternehmen, die Belege einscannen und elektronisch weiterverarbeiten, die Originale beseitigen? Die Finanzverwaltung erlaubt dieses sogenannte Ersetzende Scannen – wenn sowohl die Scan-Vorgänge, die Speicherung der digitalisierten Belege mittels Archivierungssoftware als auch die zugehörigen Arbeitsprozesse sauber dokumentiert und Manipulationen ausgeschlossen sind. Nicht vernichtet werden dürfen steuerlich relevante Unterlagen wie etwa Spenden- und Steuerbescheinigungen. „Solche Dokumente müssen auch künftig als Original vorliegen. Bei anderen Belegarten, zum Beispiel Rechnungen, können die Unternehmen zwischen Papierarchiv und Ersetzendem Scannen wählen“, sagt Steuerberaterin Anne Thätner. Auch Notarverträge oder vergleichbare Unterlagen sollten nicht vernichtet werden.
Der Aufwand, den das Ersetzende Scannen mit sich bringt, unter anderem in puncto Technik oder wegen der Dokumentationspflichten, könnte sich womöglich rasch rechnen. „Die digitalisierten Belege sind mit wenigen Mausklicks im Unternehmen zu finden und stehen sofort für die Buchführung zur Verfügung“, erklärt die Steuerexpertin. Was früher oft erst umständlich gesucht werden musste, lässt sich elektronisch im Handumdrehen auffinden. Ersetzendes Scannen sei ein Schritt nach vorn, sagt Thätner, weil die Buchhaltungsabteilungen in den Unternehmen und die Kanzleien mit den elektronischen Belegen viel schneller arbeiten könnten. „Optimiert wird dabei auch die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant“, ergänzt Ralf Schäfer, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.
Allerdings sind beim Ersetzenden Scannen zahlreiche Vorschriften zu beachten. Die Bundessteuerberaterkammer hat hierzu im Vorjahr mit dem Bundessteuerberaterverband eine 19-seitige „Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung“ vorgelegt. Beschrieben sind darin alle Verfahren und Maßnahmen, die für eine revisionssichere Digitalisierung sowie für die elektronische Speicherung gelten. Dabei legen die Unternehmen zum Beispiel fest, welche Mitarbeiter die Belege überhaupt einscannen dürfen. Schäfer betont: „Überdies muss die Verfahrensdokumentation laufend kontrolliert und separat dokumentiert werden.“
Worüber wir sprechen sollten
- Für welche Unternehmen ist das Ersetzende Scannen geeignet?
- In welchen Fällen ist es besser, weiterhin Papierbelege aufzubewahren?
- Worauf ist bei der Verfahrensdokumentation unbedingt zu achten?
