So formulieren Unternehmer Sonderzahlungen im Arbeitsvertrag richtig

Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sonderzahlungen bei Laune halten will, der sollte einige Dinge beachten. Denn der Teufel steckt im Detail. Wer aber die Regeln kennt, kann damit Beschäftigte gewinnen und binden.

Prämie oder Bonus, Weihnachts- oder Urlaubsgeld – mit Sonderzahlungen können Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Gutes tun. Unternehmen machen daher gerne davon Gebrauch, um sie an das Unternehmen zu binden. „In Zeiten des Fachkräftemangels können solche Zahlungen durchaus auch einen Unterschied bei der Anwerbung machen“, sagt Gunnar Roloff , Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock. Aber was ist, wenn diese Mitarbeiter dann wieder aus dem Unternehmen ausscheiden? Müssen sie die erhaltenen Prämien dann zurückzahlen?

Vorsorgen statt rückfordern

„Gesetzliche Regelungen gibt es dazu nicht“, hält Roloff fest. Und das macht die Sache natürlich erst einmal kompliziert. Weil es also keine spezifischen Gesetze gibt, die regeln, in welchen Fällen sich Sonderzahlungen zurückfordern lassen, gilt das Vertragsrecht. Das bedeutet: Es kommt auf die Ausgestaltung des Tarif- oder Arbeitsvertrags an. „Unternehmen tun also gut daran, vorher zu überlegen, wem sie unter welchen Bedingungen Sonderzahlungen zukommen lassen wollen“, erklärt Roloff und ergänzt: „Unsere Erfahrung zeigt, dass die Gerichte Rückforderungen von Unternehmen gegenüber Mitarbeitenden in der Regel sehr skeptisch gegenüberstehen. Wer also einen – im Zweifel sogar imageschädlichen – Prozess vermeiden will, sollte lieber im Vorfeld mit einer entsprechenden Vertragsgestaltung dafür sorgen, dass sich die Zahlungen auch wirklich zurückfordern lassen. Das ist immer der bessere Weg.“

Viel Spielraum, viele Stolperfallen

Wie also lassen sich die Zugeständnisse rechtssicher gestalten? Formulierungen, die beispielsweise besagen, dass die Zahlung nur für jene gedacht ist, die in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehen, können hilfreich sein. Der Gestaltungsspielraum ist also groß, aber nicht alles ist erlaubt, erklärt Roloff: „Leider erleben wir immer wieder, dass Formulierungen in die Verträge fließen, die nicht rechtens sind, beispielsweise weil sie gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen.“

Was sollten Firmen unbedingt beachten?

Unternehmen sollten deshalb auf jeden Fall juristischen Rat einholen und auf selbst formulierte Passagen in ihren Arbeitsverträgen verzichten. Denn nicht nur der Gleichbehandlungsgrundsatz enthält Stolperfallen, zum Beispiel bei der Frage, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Elternzeit bei Sonderzahlungen zu berücksichtigen sind. „Auch die vertraglichen Gestaltungsmöglichkeiten bezüglich der Verknüpfung von Sonderzahlungen mit Arbeitszeiten oder Leistungsbeurteilungen sind komplex und bedürfen der juristischen Fachexpertise“, weiß Roloff.

Sobald es zu wiederholten, verlässlichen Zahlungen kommt, können Betriebe außerdem ihre Sonderzahlungen nicht so einfach wieder einstellen. „Dann handelt es sich nämlich um betriebliche Übung“, erklärt Roloff. „Und das bedeutet, dass Beschäftigte diese Sonderzahlung einklagen können.“ Roloff empfiehlt seinen Mandanten daher lieber Zahlungen, die in ihrer Form zusätzlich und freiwillig geschehen, beispielsweise für treue Mitarbeiter, verknüpft mit dem Verweis auf ein besonders gutes Geschäftsjahr. „Auf diese Weise halten sich Unternehmen auch offen, in wirtschaftlich schlechteren Zeiten auf Sonderzahlungen verzichten zu können.“

Wer jedoch Sonderzahlungen als zusätzlichen Köder im Anwerbungsprozess um begehrte Fachkräfte nutzen möchte, der muss in den sauren Apfel beißen: „Diese Zahlungen lassen sich kaum zurückfordern“, sagt Rechtsanwalt Roloff.

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2022 hat der Gesetzgeber aufgrund der gestiegenen Verbraucherpreise und der hohen Energiepreise eine weitere Möglichkeit für Arbeitgeber geschaffen, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine steuerbegünstigte Sonderzahlung zu gewährleisten: die Inflationsausgleichsprämie. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden diese Prämie in Höhe von bis zu 3.000 Euro zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewähren. Das Beste daran: Die Zahlungen sind – anders als andere Sonderzahlungen – steuer- und abgabenfrei. Wer von der Inflationsausgleichsprämie Gebrauch machen möchte, sollte sich sputen. Denn diese Sonderzahlung ist nur noch bis zum Ende dieses Jahres möglich.