Unfallkosten: Die ertragsteuerliche Behandlung eines Dienstwagens
Ein Firmenwagen ist eine geschätzte Annehmlichkeit für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Passiert ein Unfall – aus eigener Unaufmerksamkeit oder unverschuldet – kann auch eine falsche steuerliche Behandlung für unangenehme Überraschungen im Nachgang sorgen. Viele Unternehmen vernachlässigen jedoch häufig die richtige steuerliche Behandlung dieser Kosten. Wie sie die steuerlichen Rahmenbedingungen optimal erfüllen, zeigt der Praxisleitfaden, den Ecovis-Steuerberater Oliver Braun aus Grafing zusammengestellt hat.
Unfallkosten bei Dienstwagen beinhalten Kosten für Reparaturen, Abschleppdienste, Mietwagen und andere Ausgaben, die in Folge eines Unfalls entstehen. Eine genaue Aufschlüsselung und Dokumentation dieser Kosten ist unerlässlich für die korrekte nachfolgende steuerliche Behandlung.
Auf der Seite des Unternehmens wirken sich Unfallkosten immer als Betriebsausgaben gewinnmindernd aus, sofern die Versicherung oder der Arbeitnehmer sie nicht erstatten.
Die Unfallkosten in der der Lohnabrechnung
In der Lohnabrechnung hält der Fiskus bei Unfällen mit Dienstwagen nur bei Privatfahrten, nicht aber bei Dienstfahrten seine Hand auf. Unfallkosten bei Auswärtstätigkeiten, auf dem Weg zur Arbeit, bei höherer Gewalt oder Schäden durch Dritte sind von dieser Regelung ausgenommen.
Bei privaten Bagatellunfällen mit Kosten bis zu 1.000 Euro netto zeigt sich eine großzügige Regelung der Finanzbehörden. Die Kosten lassen sich – statt sie komplett als Lohn zu versteuern – in die Gesamtkosten des Dienstwagens einbeziehen. Dabei gilt die Grenze von 1.000 Euro pro Schadensfall nach Abzug der Versicherungserstattungen. Die Unfallkosten werden somit nur anteilig als zusätzlicher Arbeitslohn versteuert. Bei der 1-Prozent-Regelung wird kein zusätzlicher Arbeitslohn versteuert.
Steuerregeln ohne Vollkaskoversicherung
Nicht jeder Firmenwagen ist Vollkasko versichert. Bei Dienstfahrten muss der Arbeitgeber bei fehlendem Versicherungsschutz für alle Unfallkosten aufkommen. Bei privater Nutzung des Firmenwagens trägt der Arbeitnehmer das Unfall- und Kostenrisiko. Dann muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber, der das Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt, die Unfallkosten eigentlich erstatten. Aus Vereinfachungsgründen behandelt das Finanzamt jedoch auch Dienstwagen ohne Vollkaskoversicherung wie solche mit 1.000 Euro Selbstbehalt. Das gilt, wenn es bei einer bestehenden Versicherung zu einer Erstattung gekommen wäre. Damit behandelt das Finanzamt auch solche Fälle wie einen Bagatellfall. Es soll also nicht zulasten des Arbeitnehmers gehen, wenn der Arbeitgeber keine Vollkaskoversicherung abgeschlossen hat.
Bei einem Unfall unter Alkoholeinfluss hilft eine Vollkaskoversicherung nicht. Der Fahrer ist dem Arbeitgeber gegenüber schadenersatzpflichtig, unabhängig davon, ob die Fahrt mit dem Dienstwagen beruflich oder privat veranlasst war. Übernimmt der Arbeitgeber die Unfallkosten und verzichtet er auf Schadenersatz, wertet das Finanzamt das als zusätzlichen geldwerten Vorteil. Dann werden Steuern und Sozialversicherung fällig.
Ein Praxisbeispiel
Der Arbeitnehmer verursacht auf einer Privatfahrt mit dem Firmenfahrzeug einen Unfall. Es entsteht ein Schaden von 10.000 Euro zuzüglich 1.900 Euro Umsatzsteuer. Die Vollkaskoversicherung des Arbeitgebers deckt nach Abzug der Selbstbeteiligung von 1.000 Euro und unter Berücksichtigung des Vorsteuerabzugsrechts des Arbeitgebers die verbleibenden Kosten von 9.000 Euro. Der Arbeitgeber verzichtet darauf, den Arbeitnehmer in Regress zu nehmen, also das Geld vom Arbeitnehmer einzufordern.
Der Regressverzicht des Arbeitgebers führt grundsätzlich zu einem geldwerten Vorteil in Höhe von 1.000 Euro. Aufgrund der beschriebenen Vereinfachungsregelung (Wahlrecht) beanstandet es die Finanzverwaltung nicht,
- wenn die Aufwendungen von 1.000 Euro zuzüglich der anfallenden Umsatzsteuer (1.900 Euro) aus der Gesamtschadensumme in Höhe von 10.000 Euro als Reparaturkosten bei der Fahrtenbuchmethode in die Gesamtkosten einfließen oder
- der Fahrer bei der 1-Prozent-Methode keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuert.
„Aufgrund der Vereinfachungsregelungen der Finanzverwaltung entsteht in den meisten Fällen kein zusätzlich zu versteuernder geldwerter Vorteil. Dennoch ist jeweils die individuelle Schadenssituation zu beurteilen. Bei Zweifelsfragen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater“, sagt Ecovis-Steuerberater Oliver Braun.
