Lohnsteuer bei Quarantäneentschädigung: Richtig abrechnen, wenn Beschäftigte ausfallen

Fällt ein Arbeitnehmer wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne aus, hat er Anspruch auf eine Verdienstausfallentschädigung als Ausgleich für den entgangenen Lohn. Diese zahlt der Arbeitgeber zusammen mit dem Lohn aus. Im Nachhinein kann sich der Arbeitgeber den Betrag erstatten lassen. Wie aber ist zu verfahren, falls die Erstattung und die tatsächlich gezahlte Entschädigung voneinander abweichen?

Wenn Arbeitnehmer wegen Ansteckungsgefahr (Paragraph 56 Infektionsschutzgesetz) in Quarantäne müssen, erhalten sie eine Verdienstausfallentschädigung. Das betrifft jene Fälle, in denen eine Behörde die Auszeit angeordnet hat und wenn der Mitarbeiter seine Tätigkeit vorübergehend nicht ausüben kann. Die Regel bezieht sich auch auf Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die wegen behördlicher Schließung von Kindergärten, Schulen oder ähnlichen Betreuungseinrichtungen ihre Kinder oder behinderten Angehörige selbst beaufsichtigen müssen und deshalb nicht arbeiten können.

Die Entschädigung zahlt der Arbeitgeber mit der Lohnabrechnung. Er kann sich den Betrag dann auf Antrag von den Behörden später überweisen lassen. Häufig weicht die Erstattung jedoch von dem bereits an den Arbeitnehmer gezahlten Betrag ab. Das Bundesfinanzministerium erläutert in einem Schreiben vom 25. Januar 2023, wie Unternehmer in dieser Situation handeln müssen.

Darum geht es

Die Erstattung der Behörde bleibt steuerfrei. Weicht nun der erstattete Betrag von dem Entschädigungsbetrag ab, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während der Quarantäne gezahlt hat, kommt es zu einer falsch abgeführten Lohnsteuer. Dies hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Folgen. Eine unzutreffende Lohnversteuerung liegt vor, wenn die Verdienstausfallentschädigung in der Lohnabrechnung geringer ist als der Erstattungsbetrag. In diesem Fall hätte ein größerer Teil des Arbeitslohns steuerfrei bleiben müssen. Der Arbeitgeber hätte an das Finanzamt weniger abführen sollen. Für den Arbeitgeber hat dies keine weiteren Auswirkungen. Der Arbeitnehmer muss sich jedoch die zu viel gezahlte Lohnsteuer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung zurückholen.

Im umgekehrten Fall – wenn die steuerfreie Entschädigung vom Arbeitgeber in der Lohnabrechnung zu hoch angesetzt war – hat dies auch für den Arbeitgeber negative Folgen. Er muss die Lohnabrechnung des Arbeitnehmers korrigieren. Häufig können oder wollen die Unternehmen zu wenig gezahlte Lohnsteuer nicht vom Arbeitnehmer einfordern. Dann ist das Finanzamt zu informieren. Hinweis: Auf der Homepage der Bundesfinanzverwaltung finden Arbeitgeber dazu das Formular „Anzeige über nicht durchgeführten Lohnsteuerabzug“. Informiert der Arbeitgeber das Finanzamt, haftet er nicht (Paragraph 42d Einkommensteuergesetz). Das Finanzamt berechnet die zu wenig gezahlte Steuer in der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers nach.

Das müssen Unternehmen beachten

Eine Ausnahme gilt, wenn die Differenz zwischen der dem Arbeitnehmer gezahlten Verdienstausfallentschädigung und der dem Arbeitgeber abgerechneten und ausgezahlten Erstattung 200 Euro pro Quarantänefall nicht übersteigt. Der Arbeitgeber haftet in diesen Fällen auch nicht für die zu wenig abgeführte Lohnsteuer. Er muss vom Arbeitnehmer nichts zurückfordern.

„Bei der Lohnsteuer handelt es sich um das Geld der Beschäftigten. Bei der Lohnabrechnung ist daher besondere Sorgfalt geboten. Wir beraten Unternehmer gerne, wenn es um Spezialfälle, wie etwa die Abrechnungen im Fall einer Quarantäne, geht“, sagt Steuerberaterin Nadine Schädlich von Ecovis in Glauchau.