Fahrtenbuch: Auf der Spur bleiben

Immer zur Jahreswende können Nutzer von Firmenfahrzeugen entscheiden, welche Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils im neuen Jahr angewendet werden soll.

Wer ein Firmenfahrzeug fährt, kann jedes Jahr neu entscheiden, ob er den geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Firmen-Kfz nach der Ein-Prozent- Methode pauschal errechnet oder ein Fahrtenbuch führt. Unterjährig kann bereits seit 2014 kein Methodenwechsel mehr vorgenommen werden, es sei denn, das Fahrzeug wird gewechselt. Mit welcher Methode besser gefahren wird, lässt sich anhand einiger Kriterien ermitteln. Dazu gehören die Art des Fahrzeugs, die gefahrenen Kilometer insgesamt oder der Anteil der Privatnutzung. „Häufig ist das Führen eines Fahrtenbuchs die steuerlich günstigere Methode, mit etwas mehr Aufwand verbunden, dafür aber exakter bei der Ermittlung des zu versteuernden geldwerten Vorteils“, sagt Sandra Kok, Steuerberaterin bei Ecovis. Und weiter: „Unternehmer bevorzugen häufig die Ein-Prozent-Regel, denn führt ein Mitarbeiter das Fahrtenbuch nicht korrekt, kann der Betriebsprüfer dieses verwerfen; dann bleibt die Firma möglicherweise auf den Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen sitzen.“ Allerdings bleibt es dem Nutzer des Dienstwagens überlassen, welche Methode er wählt.

Da die Finanzämter keine „Zettelwirtschaft“ akzeptieren, muss ein Fahrtenbuch – manuell oder auf elektronischem Weg – geführt werden. „Damit der Fiskus ein elektronisches Fahrtenbuch akzeptiert, muss sichergestellt sein, dass nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden.“ Eine Excel-Liste reicht leider nicht aus, erklärt Mario Rudnick, Wirtschafsprüfer und Steuerberater bei Ecovis. Reicht für private Fahrten die Angabe der gefahrenen Kilometer, müssen Dienstfahrten im Fahrtenbuch genauer dokumentiert werden. Zu den Pflichtangaben gehören: Datum, Kilometerstand, Reiseziel, Reisezweck und Angaben zum besuchten Geschäftspartner.

Der Fiskus verlässt sich aber nicht nur auf die Angaben, sondern schaut bisweilen genauer hin und checkt, ob

• die gefahrenen Kilometer zwischen den Tankvorgängen der üblichen Reichweite entspricht,
• der Ölverbrauch zum Kilometerstand passt oder
• die Angaben mit Tank-, Park- oder Bewirtungsbelegen übereinstimmen.

Diese Regeln gelten auch für Elektro- und Hybridelektro-Kfz – mit einem Unterschied: Wird bei Benzinern und Dieselfahrzeugen bei der Ein-Prozent- oder Fahrtenbuchmethode der Listenpreis des Fahrzeugs angesetzt, können bei Fahrzeugen mit alternativen Antrieben die Kosten für das Batteriesystem pauschal aus der Bemessungsgrundlage für die private Nutzung herausgerechnet werden – egal ob gekauft oder geleast.