Im Interview spricht Gina Giel, Niederlassungsleiterin bei Ecovis in Bamberg darüber, was Digitalisierung wirklich bedeutet, welche Missverständnisse es gibt und warum sie für die Zukunft der Steuerberatung unverzichtbar ist. Außerdem erklärt sie, wie Kanzleien den Einstieg finden, woran man echten Fortschritt erkennt und weshalb Aufschieben keine Option ist.

Frau Giel, stellen Sie sich bitte kurz vor: Wer sind Sie und was machen Sie bei Ecovis?
Ich leite zusammen mit Philipp Bartzack die Ecovis-Niederlassung in Bamberg. Seit 2019 bin ich als Steuerberaterin tätig und engagiere ich mich seit 2022 im IT-Lenkungskreis und seit 2024 im Lenkungskreis Digitalisierung. Bei der Wahl im Dezember 2025 wurde ich erneut in dieses Gremium berufen.

Warum liegt Ihnen das Thema Digitalisierung besonders am Herzen?
Digitalisierung ist für mich eine zentrale Schlüsselressource für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und damit auch von Kanzleien. Dabei geht es nicht nur um technologische Entwicklungen, sondern vor allem um neue Möglichkeiten, unser Beratungs- und Leistungsangebot individueller, flexibler und effizienter zu gestalten.
Mich reizt besonders, dass Digitalisierung den Zugang zu Daten in Echtzeit ermöglicht und damit fundierte Entscheidungen deutlich schneller getroffen werden können. Dies bietet gerade im Hinblick auf Optimierungspotenziale und zukunftsorientierte Lösungen eine große Chance, Prozesse zu verbessern und Innovationen voranzutreiben.

Was bedeutet Digitalisierung eigentlich? Und was nicht?
Digitalisierung ist deutlich mehr als ein bloßer Technologiewechsel. Sie bedeutet nicht, Papierdokumente einfach zu scannen oder analoge Abläufe eins zu eins in digitale Form zu überführen. Auch der reine Einsatz von Software oder Computern greift zu kurz.

Vielmehr handelt es sich um eine ganzheitliche Veränderung: eine neue Denkweise in der Gestaltung kanzleiinterner Prozesse und des Leistungsumfangs. Dazu gehören die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die systematische Nutzung und Analyse von Daten sowie die Entwicklung neuer digitaler Mehrwertangebote.

Welche Missverständnisse gibt es häufig in Bezug auf Digitalisierung?
Häufig wird angenommen, dass Digitalisierung den menschlichen Faktor ersetzt. Das Gegenteil ist der Fall: Sie ist kein Ersatz für Beratungskompetenz, sondern ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit unterstützt. Ähnlich verhält es sich mit der Annahme, dass Digitalisierung zu weniger Kommunikation mit Mandanten führt. In der Praxis entstehen oft sogar mehr und bessere Kontaktpunkte. Wichtig ist auch: Nicht alle Aufgaben lassen sich digitalisieren oder automatisieren. Ziel ist es vielmehr, repetitive Tätigkeiten zu reduzieren, um Raum für komplexe, kreative und strategische Aufgaben zu schaffen.

Außerdem ist Digitalisierung kein einmaliges Projekt. „Einmal digital – immer digital“ gibt es nicht. Es handelt sich um einen lebenden Prozess, der kontinuierlich angepasst, gepflegt und weiterentwickelt werden muss.

Was unterscheidet Digitalisierung von Automatisierung oder Prozessoptimierung?

Digitalisierung ist der erste Schritt im Veränderungsprozess. Sie schafft die Grundlage, indem analoge Prozesse durch digitale Werkzeuge ersetzt werden – etwa durch Scannen, Dokumentenmanagementsysteme oder digitale Kommunikationskanäle.

Automatisierung baut darauf auf. Sie beschreibt den Einsatz von Software oder KI, um wiederkehrende Aufgaben weitgehend ohne menschliches Eingreifen auszuführen. Ohne Digitalisierung ist Automatisierung nicht möglich.

Prozessoptimierung läuft parallel dazu. Das bedeutet, bestehende Abläufe kritisch zu analysieren, Ineffizienzen zu beseitigen und Vorgehensweisen kontinuierlich zu verbessern. Digitalisierung ist also nicht gleichbedeutend mit Automatisierung oder Effizienzsteigerung – sie ist deren Voraussetzung. Anders ausgedrückt: Digitalisierung schafft die Basis. Automatisierung nutzt sie. Prozessoptimierung entfaltet den Nutzen.

Ab wann kann man sagen, dass eine Kanzlei „digitalisiert“ ist?
Das lässt sich nicht eindeutig festlegen, da Digitalisierung ein kontinuierlicher Prozess ist und auf verschiedenen Ebenen stattfindet. Meiner Ansicht nach kann man dann von einer digitalisierten Kanzlei sprechen, wenn nicht nur einzelne Tools eingesetzt werden, sondern digitale Arbeitsweisen in allen relevanten Bereichen integriert sind. Dazu zählen eine digitale Ablage, geeignete Softwarelösungen, Automatisierungsmöglichkeiten, sichere digitale Zusammenarbeit und vor allem ein digitales Mindset im Team.

Es lässt sich auch teilweise messen, etwa über Kennzahlen zum Digitalisierungsgrad oder ergänzend über qualitative Faktoren wie zum Beispiel Feedback von Mandanten und Mitarbeitenden.

Gibt es einen klaren Zielzustand oder ist Digitalisierung ein fortlaufender Prozess?
Einen festen Zielzustand gibt es nicht. Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der jedoch durch Meilensteine und Etappenziele strukturiert werden kann. Technologien entwickeln sich stetig weiter, ebenso gesetzliche Rahmenbedingungen sowie die Erwartungen der Mandanten. Darauf muss eine Kanzlei flexibel reagieren können.

Wie gelingt der Einstieg, wenn eine Kanzlei bisher noch stark papierbasiert arbeitet?

Digitalisierung muss nicht über Nacht erfolgen. Wichtig ist, den Prozess bewusst zu steuern, klare Prioritäten zu setzen und schrittweise vorzugehen. Der erste Schritt ist das Bewusstsein für die Notwendigkeit. Am Anfang steht eine Analyse: Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche Ziele werden verfolgt? Etwa weniger Papier, schnellere Bearbeitung oder ein besserer Mandantenservice? Darauf aufbauend können passende digitale Werkzeuge ausgewählt werden.

Innerhalb von Ecovis bietet das PAC-Projekt hierfür einen idealen Rahmen: Es sorgt für Wissenstransfer, Orientierung und eine strukturierte Einführung. Von der Eigenorganisation bis in die einzelnen Leistungsprozesse.

Warum ist Digitalisierung für Unternehmen heute so wichtig?
Digitalisierung beeinflusst nahezu jede Branche. Sie ist entscheidend, um wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben. Unternehmen profitieren von effizienteren Prozessen, besserer Ressourcennutzung, neuen Geschäftsmodellen und einer höheren Skalierbarkeit.

Zudem ermöglicht sie flexible Arbeitsmodelle, verbessert den Service für Mandanten und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie E-Rechnung, Datenschutz oder Compliance.

Welche Vorteile haben Kanzleien, die frühzeitig digitalisieren?
Früh digitalisierte Kanzleien profitieren von einer besseren Mandantenbetreuung, schnelleren Informationszugriffen und automatisierten Routineaufgaben. Sie werden von digital arbeitenden Mandanten ernst genommen und können ihre geografische Reichweite erweitern.

Auch intern zahlt sich Digitalisierung aus: Sie steigert die Produktivität, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit durch flexiblere Arbeitsmodelle und stärkt die Attraktivität als Arbeitgeber. Darüber hinaus sorgt sie für rechtssichere Dokumentation und kann auch bei Kanzleiübergaben ein entscheidender Vorteil sein.

Welche Risiken drohen, wenn Digitalisierung aufgeschoben wird?
Wer Digitalisierung zu lange aufschiebt, riskiert veraltete Prozesse, steigende Kosten und Wettbewerbsnachteile. Kundenbedürfnisse verändern sich und wer darauf nicht reagiert, läuft Gefahr, Mandanten oder sogar den Marktzugang zu verlieren. Kurz gesagt: Die Kosten des Aufschubs steigen mit jeder Verzögerung.