Bewirtungskosten richtig absetzen

Unternehmen können Bewirtungskosten steuerlich geltend machen. Doch die Anforderungen der Finanzverwaltung an Belege sind hoch. Wer sie nicht erfüllt, riskiert den Verlust des Abzugs. André Strunz, Ecovis-Steuerberater in Hannover erklärt die Details.

Was sind Bewirtungskosten?

Zu den Bewirtungskosten zählen die Aufwendungen für Speisen, Getränke oder andere Genussmittel, um Personen zu bewirten. Auch zwangsläufig zugehörige Aufwendungen, wie Garderobengebühren oder Trinkgelder, gehören dazu. Grundsätzlich können diese Kosten (zumindest zu 70 Prozent) als Betriebsausgaben abgezogen werden, allerdings nur, wenn die Nachweise stimmen.

Neue Vorgaben der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung hat ihre Anforderungen an Bewirtungsbelege konkretisiert. Ziel ist mehr Transparenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit der Ausgaben. Hintergrund ist auch die fortschreitende Digitalisierung, insbesondere durch die Einführung der elektronischen Rechnung. Die wichtigste Botschaft: Ohne vollständigen und korrekten Beleg gibt es keinen Betriebsausgabenabzug.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Damit das Finanzamt die Kosten anerkennt, muss die Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten:

Grundangaben (immer erforderlich):

• Name und Anschrift des Restaurants oder Bewirtungsbetriebs
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Leistung (die Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; bspw. die Angabe „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus)
• Datum der Bewirtung
• Rechnungsbetrag

Zusätzliche Angaben ab einem Rechnungsbetrag über 250 Euro:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs
• Rechnungsnummer
• Name des bewirtenden Unternehmens oder der bewirtenden Person

Außerdem besonders wichtig: Der Anlass der Bewirtung sowie die teilnehmenden Personen müssen dokumentiert werden. Diese Angaben ergänzen Sie in der Regel selbst auf dem Beleg.

Wie müssen Bewirtungsbelege ausgestellt sein?

Wird im Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem genutzt, muss der Beleg maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Erkennbar ist das zum Beispiel an einer Transaktionsnummer oder Seriennummer auf dem Beleg. Auch der Nachweis mittels E-Rechnung ist möglich. Ein rein handschriftlicher Beleg reicht in diesen Fällen nicht mehr aus. Fehlt die ordnungsgemäße Aufzeichnung, wird der Abzug vom Finanzamt komplett verweigert.

Sind auch ausländische Bewirtungen absetzbar?

Auch Bewirtungskosten im Ausland können Sie absetzen. Voraussetzung ist, dass die Belege die gleichen inhaltlichen Anforderungen erfüllen wie in Deutschland. Gibt es im jeweiligen Land keine Pflicht zur elektronischen Rechnung, kann ausnahmsweise auch ein anderer Nachweis akzeptiert werden.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Vorgaben führen nicht direkt zu höheren Kosten. Sie erhöhen aber das Risiko, dass Ausgaben steuerlich nicht anerkannt werden. Das kann teuer werden, wenn viele Bewirtungen betroffen sind.

Praxis-Tipps für den Alltag

• Prüfen Sie den Beleg direkt vor Ort auf Vollständigkeit
• Ergänzen Sie zeitnah Anlass und Teilnehmer der Bewirtung
• Achten Sie auf maschinell erstellte Rechnungen mit Transaktionsnummer
• Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf – auch digital