Buchhaltung verstehen: Das müssen Praxisinhaber wissen

Viele Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber im Gesundheitswesen scheuen den Blick in die eigene Buchhaltung, weil ihnen die Fachbegriffe fremd sind und im Praxisalltag schlicht die Zeit fehlt. Dabei entscheidet gerade das Verständnis der eigenen Zahlen darüber, ob eine Praxis wirtschaftlich stabil bleibt oder unbemerkt in Liquiditätsengpässe gerät. Steuerberaterin Stefanie Anders von Ecovis in Düsseldorf erklärt, worauf es bei der Finanzbuchhaltung wirklich ankommt. Sechs zentrale Punkte helfen dabei, die eigenen Finanzen besser einzuordnen.

Egal ob freiberuflich tätig oder als GmbH organisiert: Wer die Grundlagen kennt, trifft am Ende bessere unternehmerische Entscheidungen. „Wer seine Zahlen kennt, kann rechtzeitig reagieren, statt erst zu handeln, wenn es bereits eng wird“, sagt Anders. Die folgenden sechs Punkte zeigen, worauf es dabei ankommt, beginnend mit dem wichtigsten.

1. Warum eine aktuelle Buchhaltung Ihre Liquidität sichert

Nur wer seine Zahlen kennt, kann rechtzeitig reagieren. Dazu gehört der Überblick, was in die Praxis hineinfließt und was herausgeht, ebenso wie die frühzeitige Planung: Reicht das Kontoguthaben für Gehälter, Miete, Investitionen und private Entnahmen? Auch die Höhe der Einkommensteuervorauszahlungen sollte regelmäßig überprüft werden, gerade in den ersten drei Jahren nach der Existenzgründung ist das besonders wichtig. Wer offene Ausgangsrechnungen und steigende Personal- oder Raumkosten frühzeitig im Blick behält, kann Gegenmaßnahmen einleiten, bevor das Bankkonto zum Warnsignal wird, und Investitionen oder Neueinstellungen auf einer verlässlichen Datenbasis planen.

2. Die BWA als Steuerungsinstrument nutzen

Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, wird in vielen Praxen nur für das Finanzamt erstellt und landet danach ungelesen in der Ablage. Dabei liefert die BWA wichtige Kennzahlen: die Umsatzentwicklung im Vorjahresvergleich, die Personalkostenquote, das verbleibende Praxisergebnis, die Auslastungsquote der Behandlungszeiten sowie den Umsatz je Behandlungsstunde. Ergänzend lohnt sich der Blick auf die Raumkostenquote, den Umsatz je Mitarbeiter und die Forderungslaufzeit, also wie schnell verdientes Geld tatsächlich auf dem Konto ankommt.

3. Typische Fehler frühzeitig vermeiden

In der Praxis wiederholen sich bestimmte Stolpersteine: Belege werden zu spät eingereicht, private und betriebliche Zahlungen laufen über dasselbe Konto, oder es wird allein auf den Kontostand geschaut. „Ein hoher Kontostand bedeutet nicht automatisch, dass auch ausreichend Liquidität vorhanden ist“, warnt Steuerberaterin Anders. Häufig fehlen zudem Rücklagen für Steuernachzahlungen, Belege sind nicht richtig zugeordnet, oder die Möglichkeiten der Digitalisierung werden nicht konsequent genutzt, was zusätzlichen Zeitaufwand und Fehlerquellen schafft.

4. Digitalisierung als Chance statt Hürde begreifen

Eine digitale Finanzbuchhaltung reduziert Papieraufwand und beschleunigt Prozesse spürbar. Eingangsrechnungen lassen sich digital empfangen, Papierbelege einscannen und etwa über DATEV Unternehmen Online direkt an die Steuerkanzlei übermitteln. Auch Bankkonten lassen sich anbinden, sodass Kontoumsätze automatisch passenden Belegen zugeordnet werden und wiederkehrende Geschäftsvorfälle schneller verarbeitet sind. „Ziel ist ein durchgängiger digitaler Datenfluss von der Praxis bis zur Steuerkanzlei, ohne Medienbrüche und ohne den klassischen Pendelordner“, erklärt Steuerexpertin Anders. Auch steuerlich lohnt sich die Investition: Laufende Software- und Lizenzgebühren sind meist sofort als Betriebsausgabe absetzbar, Hardware lässt sich über die Abschreibung berücksichtigen, und für digitale Wirtschaftsgüter kann sogar eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr angesetzt werden.

5. Wissen, ob und wie Sie buchführungspflichtig sind

Ob Sie buchführungspflichtig sind, hängt von Tätigkeit und Rechtsform ab. Wer als Ärztin, Arzt, Zahnärztin, Zahnarzt oder in einem anderen Heilberuf freiberuflich tätig ist, unterliegt grundsätzlich keiner Buchführungspflicht und kann den Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, die vereinfachte Gewinnermittlung. Kommt eine zusätzliche gewerbliche Tätigkeit hinzu, etwa durch Zusatzangebote, greift ab einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder einem Gewinn von mehr als 80.000 Euro eine steuerliche Buchführungspflicht nach Paragraf 141 AO. Praxen in Form einer GmbH oder eines Medizinischen Versorgungszentrums müssen dagegen allein aufgrund ihrer Rechtsform bilanzieren und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.

6. Die eigenen Steuerarten im Überblick behalten

Besteuert wird grundsätzlich der Praxisgewinn und nicht der Umsatz. Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach dem persönlichen Steuersatz. Unterjährig werden meist quartalsweise Vorauszahlungen in Höhe der voraussichtlich zu zahlenden Jahressteuer erhoben. Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind von der Umsatzsteuer befreit, sofern eine medizinische Indikation gegeben ist. Darüberhinausgehende Zusatz- und Spezialbehandlungen ohne medizinische Indikation sollten im Vorfeld genau bezüglich der umsatzsteuerlichen Behandlung überprüft werden.

Eine rein freiberufliche Praxis unterliegt in der Regel nicht der Gewerbesteuer. Bei einem Gewerbebetrieb gilt für natürliche Personen und Personengesellschaften ein Freibetrag von 24.500 Euro. Wird neben einer freiberuflichen Tätigkeit noch zusätzlich eine gewerbliche Tätigkeit ausgeübt, sollte auf eine strikte Trennung geachtet werden, insbesondere wenn die Praxis in der Form einer Personengesellschaft – beispielsweise einer Berufsausübungsgemeinschaft / GbR – betrieben wird. Hier ist es gegebenenfalls sogar sinnvoll, die gewerbliche Tätigkeit in eine separate zweite Gesellschaft auszulagern.

Für angestellte Mitarbeitende führt die Praxis zudem die Lohnsteuer ab, eine wichtige Arbeitgeberpflicht ohne eigene steuerliche Belastung für die Praxis selbst.