Verrechnungspreisdokumentation 2025: Diese Fristen müssen Unternehmen beachten
Ab Anfang 2025 verschärfen sich die Anforderungen für die Vorlage von Verrechnungspreisdokumentationen. Besonders die neuen 30-Tage-Fristen bei Betriebsprüfungen stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Wie Unternehmerinnen und Unternehmer rechtzeitig reagieren und welche Erleichterungen das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) bietet, erklärt Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin.
Verschärfte Anforderungen durch das BEG IV
Bei Unternehmen mit Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten im Ausland bestehen häufig konzerninterne Geschäftsbeziehungen zu den ausländischen Einheiten, zum Beispiel Warenlieferungen oder Dienstleistungen. Diese Beziehungen werden über konzerninterne Verrechnungspreise, den Transferpreisen, abgebildet. Im Rahmen einer Verrechnungspreisdokumentation müssen Unternehmen die Fremdüblichkeit dieser Geschäftsbeziehungen darstellen.
Durch die Umsetzung der siebten Änderung der Directive on Administrative Cooperation (DAC 7) ergänzt die Bundesregierung die Abgabenordnung (AO) um die Dokumentationspflicht für Verrechnungspreise und verschärft zudem die Vorlagefristen für entsprechende Unterlagen (§ 90 AO, Abs. 4 und 5). Das Finanzamt kann dadurch nun jederzeit Aufzeichnungen zu den Verrechnungspreisen verlangen. „Das war bisher im Regelfall nur für die Durchführung von Außenprüfungen vorgesehen. Aber auch ab 2025 sollte das der Regelfall bleiben“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Jeannette Olivie. Das BEG IV brachte hier noch gewisse Entlastungen hinsichtlich der direkt bei Zugang der Prüfungsanordnung vorzulegenden Unterlagen.
Was müssen Unternehmen dokumentieren?
Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Unternehmen bestimmte Bestandteile der Verrechnungspreisdokumentation innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Prüfungsanordnung vorlegen. Bisher betrug die Frist für die Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation 60 Tage, allerdings nur auf gesonderte Anforderung.
Unternehmen sind dann verpflichtet, folgende Aufzeichnungen vorlegen zu können:
- Transaktionsmatrix,
- Stammdokumentation (Master File), soweit erforderlich, und
- Aufzeichnungen zu außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen, wie zum Beispiel Änderungen wichtiger Verträge oder Verlagerungen von Funktionen ins Ausland.
Die übrigen Bestandteile der Verrechnungspreisdokumentation, zum Beispiel die übrigen Teile der Local Files einschließlich der Funktions- und Risikoanalysen sowie Verträge und sonstige weitergehende Informationen, müssen Unternehmen erst nach gesonderter Aufforderung durch die Betriebsprüfung vorlegen. In diesem Fall beträgt die Frist auch dann wieder 30 Tage ab Zugang der gesonderten Aufforderung.
Transaktionsmatrix: Neue Anforderungen im Detail
Die Transaktionsmatrix ist ein zentrales Element der Verrechnungspreisdokumentation. Sie muss folgende Informationen enthalten:
- Gegenstand und Art der Geschäftsvorfälle,
- beteiligte Unternehmen sowie deren Rollen,
- Volumen und Entgelte der Geschäftsvorfälle,
- verwendete Verrechnungspreismethoden sowie
- betroffene Steuerhoheitsgebiete.
Konkretere Vorgaben wird es voraussichtlich durch eine Anpassung der Gewinnabgrenzungs-Aufzeichnungsverordnung (GAufzV) geben.
Erleichterungen für kleinere Unternehmen
Es gibt die Möglichkeit, die Dokumentation unter erleichterten Voraussetzungen zu erstellen. Es gelten dabei folgende Vorgaben:
- Die Summe der Warenlieferungen zwischen den international verbundenen Unternehmen beträgt zusammengerechnet nicht mehr als sechs Millionen Euro im Jahr oder
- die Summe der Dienstleistungen beträgt nicht mehr als 600.000 Euro im Jahr.
Überschreitet ein Unternehmen die jährliche Grenze von sechs Millionen Euro beziehungsweise 600.000 Euro zum ersten Mal, tritt die volle Dokumentationspflicht nach den OECD-Standards im Folgejahr in Kraft.
Die Erleichterungen bestehen darin, dass Unternehmer die Dokumentation der Angemessenheit der Verrechnungspreise grundsätzlich mit vorhandenen Unterlagen führen können.
Was droht bei Versäumnissen?
Unternehmen, die die neuen Anforderungen nicht erfüllen und keine verwertbare Verrechnungspreisdokumentation vorlegen, riskieren erhebliche Strafen:
- Strafzuschläge: fünf bis zehn Prozent des geschätzten Mehrbetrags der Einkünfte, mindestens jedoch 5.000 Euro
- Verzugsstrafen: bis zu 1.000.000 Euro, mindestens aber 100 Euro pro Tag der Fristüberschreitung
Kann ein Unternehmen keine Transaktionsmatrix vorlegen, führt das zu einem Strafzuschlag von mindestens 5.000 Euro.
Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?
Die neuen Regelungen machen eine frühzeitige und systematische Vorbereitung auf die Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation unverzichtbar. Besonders Unternehmen, die bisher keine regelmäßige Dokumentation angefertigt haben, sollten jetzt handeln:
- Jährliche Aktualisierung: kontinuierliche Pflege der Verrechnungspreisdokumentation
- Professionelle Unterstützung: steuerliche Beratung, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden
- Digitalisierung: Nutzung von Softwarelösungen zur strukturierten Erfassung und Verwaltung der Daten
„Wer sich erst bei einer Prüfungsanordnung um die Dokumentation kümmert, wird die neue 30-Tage-Frist kaum einhalten können“, sagt Ecovis-Expertin Jeannette Olivie, „Unternehmen sollten daher rechtzeitig mit den Vorbereitungen starten.“
