Die E-Rechnung wird ab 2025 für Unternehmer und Selbstständige Pflicht

Die Ampel-Regierung hat die Pflicht zur Erstellung und zum Empfang von elektronischen Rechnungen ab 2025 auf den Weg gebracht. Betroffen sind alle umsatzsteuerrechtlichen Unternehmer. Für Selbstständige, Kleinunternehmen oder pauschalierende Landwirte gibt es keine Vereinfachung. Jeder von ihnen wird sie kurzfristig umsetzen müssen.

Das Wachstumschancengesetz wurde am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt I verkündet. Damit ist die neue elektronische Rechnung (E-Rechnung) ab 2025 verpflichtend anzuwenden.

Was E-Rechnungen sind

E-Rechnung sind Rechnungen in einem bestimmten gesetzlich vorgegebenen Datenformat. Eine Datei im PDF-Format gilt nicht als E-Rechnung. Damit muss jeder Unternehmer bis 2025 die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen ausstellen und empfangen zu können.

Wer E-Rechnungen empfangen und ausstellen muss

Ob ein Unternehmer eine E-Rechnung ausstellen muss, richtet sich nach der Leistungsart und dem Leistungszeitpunkt.

• Eine E-Rechnung ist für Umsätze gegenüber einem im Inland ansässigen Unternehmer auszustellen
• Auf eine E-Rechnung verzichten lässt sich in folgenden Fällen:
  • Kleinbetragsrechnungen (Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt)
  • Fahrausweise
  • Umsätze, die nach Paragraph 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind. Darunter fällt zum Beispiel auch die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Paragraph 4 Nr. 12 UStG).
• Darüber hinaus gibt es zeitlich begrenzte Übergangsregelungen. Bis einschließlich 2026 ist es noch zulässig, Papier- und PDF-Rechnungen auszustellen. Für 2027 gilt dies nur noch, wenn der ausstellende Unternehmer im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz (im Sinne des Paragraphen 19 Abs. 3 UStG) erzielt hat. Zusätzlich ist noch eine spezielle Übergangsregelung für PDF-Rechnungen im EDI-Verfahren vorgesehen.

Während es für die Ausstellung Übergangsregelungen und Ausnahmen gibt, muss jeder Unternehmer bereits ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt unabhängig davon, ob der Unternehmer bereits E-Rechnungen ausstellt. Maßgebend ist, was der leistende Unternehmer tut.

„Mit der neuen Regelung ist klar, dass die E-Rechnung beispielsweise auch für Kleinunternehmen, pauschalierende Landwirtinnen und Landwirte oder Selbstständige gilt“, weiß Nadine Gerber, Steuerberaterin bei Ecovis in Falkenstein.

Was die Einführung der E-Rechnung für Unternehmer bedeutet

In der Praxis wird sich die E-Rechnung erst einspielen müssen – bis alle Beteiligten ihre Prozesse umgestellt haben. So müssen sich Unternehmer bereits beim Einkauf als solche zu erkennen geben. „Denn nur dann kann der leistende Unternehmer eine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellen und der Vorsteuerabzug durch den Käufer zulässig sein“, erklärt Gerber.

Ein Beispiel: Kauft ein Unternehmer oder ein Selbstständiger einen Drucker online oder im Einzelhandel, wäre zu prüfen, ob der Drucker über 250 Euro kostet. Wenn ja, ist für den Einkauf eine E-Rechnung auszustellen und zu übermitteln. Nur dann erhält der Käufer auch den Vorsteuerabzug für das Gerät.

Weitere Details rund um das Thema E-Rechnung finden Sie auf unsere Themenseite https://www.ecovis.com/e-rechnung