Digitale Nomaden: Arbeiten, wo andere Urlaub machen

Die Pandemie hat in vielen Unternehmen zu flexibleren Arbeitsmodellen geführt. Und das gilt nicht nur für Arbeitszeiten, sondern auch für den Arbeitsort. Neben Möglichkeiten, zu Hause zu arbeiten, bieten immer mehr Arbeitgeber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch an, von überall auf der Welt zu arbeiten. Aber was ist dabei zu beachten?

Die Pandemie war in vielerlei Hinsicht ein Treiber für Veränderungen in der Arbeitswelt. Selbst Unternehmen, die sich bisher schwer damit taten, die unmittelbare Kontrolle über ihre Angestellten aufzugeben, loteten die Möglichkeiten aus, das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen.

Auch wenn die Zeiten der Lockdowns wohl endgültig hinter uns liegen, sind Homeoffice, Shared Workplaces und Remote Work in vielen deutschen Büros Alltag. Denn die Ansprüche von Arbeitnehmern an die Work-Life-Balance haben sich verändert. „In Zeiten des Fachkräftemangels sind flexible Angebote – und gerade die Möglichkeit, im Ausland zu arbeiten – ein wichtiger Baustein, um begehrte Talente für sich zu gewinnen“, sagt auch Thomas Budzynski, Steuerberater bei Ecovis in Düsseldorf, und ergänzt: „Dazu kommt, dass in einigen Bereichen der Fachkräftemarkt schlicht leergefegt ist.“

Unternehmen stellen daher auch zunehmend Mitarbeiter ein, die im Ausland zu Hause sind und von ihrer Heimat aus für das Stammhaus arbeiten. Was sich aber hinter dem Begriff Remote Work tatsächlich verbirgt – ob es sich also um eine Urlaubsverlängerung („worcation“) oder eine dauerhafte Arbeit aus dem Ausland handelt –, das hat ganz unterschiedliche rechtliche und steuerliche Konsequenzen. „Und derer sollte man sich im Vorfeld im Klaren sein. Denn hier lauern in der vertraglichen Gestaltung einige Fallstricke“, warnt Thorsten Walther, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Nürnberg.

Wenn der Benefit zur Steuerfalle wird

Vorsicht ist vor allem dann geboten, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ländern arbeiten, in denen es bislang keine eigene Betriebsstätte gibt. „Wird für die Angestellten etwa ein eigenes Büro gemietet, kann das bereits zur Gründung einer Betriebsstätte führen – mit allen Konsequenzen. Dann wird Ertragsteuer fällig, und zwar rückwirkend ab dem angenommenen Zeitpunkt der Gründung. Dazu kommt ein erheblicher Verwaltungsaufwand“, warnt Budzynski.

Neben einem Büro kann aber auch die Zeitspanne, die der Mitarbeiter im Ausland arbeitet, zu einer unbeabsichtigten Betriebsstättengründung führen. Bereits ein Zeitraum von rund drei Monaten kann kritisch sein. Auch die Tätigkeit selbst kann zur unbeabsichtigten Gründung einer Betriebsstätte führen, etwa wenn die Mitarbeiter im Ausland Verträge für das Unternehmen vorbereiten oder gar verhandeln. „Wer also digitale Nomaden unter seinen Beschäftigten hat, die mal hier, mal dort arbeiten, sollte vorsichtig sein, denn die landesspezifischen steuerlichen Regelungen sind höchst unterschiedlich. Wir empfehlen daher immer eine Einzelfallprüfung. Das Mindeste, was Unternehmer dafür wissen müssen, ist, welche Mitarbeiter sich wo und wie lange aufhalten“, sagt Budzynski.

Doppelte Besteuerung des Gehalts vermeiden

Gibt es bereits eine Niederlassung in dem Land, in dem der Arbeitnehmer zeitweise arbeiten möchte, wird es etwas einfacher. Dennoch dürfen Unternehmer die Lohnsteuer nicht aus dem Blick verlieren. Denn in der Regel gilt: Dort, wo ich arbeite, muss ich auch Lohnsteuer bezahlen. Nur Doppelbesteuerungsabkommen sorgen hier für Erleichterung; in EU-Ländern gilt dann beispielsweise die 183-Tage-Regel, die diesen Grundsatz für eben diesen Zeitraum ruhen lässt. Aber Achtung: In manchen Ländern, zum Beispiel in den Niederlanden, beziehen sich die 183 Tage auf das Kalenderjahr, in anderen, wie Großbritannien, dagegen auf das Steuerjahr. Zudem ist die 183-Tage-Regelung nur anzuwenden, wenn die Vergütung des Arbeitnehmers nicht von der Betriebsstätte oder einem Tochterunternehmen am Tätigkeitsort getragen wird.

Arbeitsrechtliche Fallstricke

Wer innerhalb der EU und weniger als zwölf Monate im Ausland arbeitet, für den ändert sich bei Entlohnung und weiteren Arbeitsbedingungen nichts. Bei einem längeren Aufenthalt im Ausland sieht das anders aus. Dann gelten auch die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Gastlands, beispielsweise zur Lohnfortzahlung an Feiertagen oder zur Elternzeit. Möchte ein Mitarbeiter dauerhaft außerhalb der EU arbeiten, sollte sich der Arbeitgeber ganz genau mit dem dort geltenden Arbeitsrecht vertraut machen. „Auch hier gilt daher: Informieren Sie sich vorab ausreichend und halten Sie Regelungen, etwa zu einer zeitlichen Befristung oder zu einem Rückrufsrecht, immer vertraglich fest“, mahnt Ecovis-Rechtsanwalt Walther.

Was sonst noch schiefgehen kann

Der Aufenthaltsort des Mitarbeiters hat ebenso Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht. Schickt ein Betrieb Mitarbeiter befristet ins Ausland, dann gilt das als Entsendung. Und im Sozialversicherungsrecht reicht dafür bereits ein einziger Tag für ein Kundengespräch, einen Messebesuch oder eine Montagetätigkeit im Ausland. Damit nicht gleichzeitig im Land, in dem der Mitarbeiter vorübergehend arbeitet, Sozialversicherungsbeiträge anfallen, benötigt er eine A1-Bescheinigung. Diese können Unternehmen selbst oder mithilfe des Anwalts bei der Krankenkasse beantragen. Die Entsendebescheinigung muss der Arbeitnehmer immer mit sich führen. Dauert der Aufenthalt nicht länger als 24 Monate, bleibt es in der Regel bei der Sozialversicherungspflicht in Deutschland – zumindest innerhalb der EU. „Für Länder außerhalb der EU gelten zum Teil wieder andere Regeln“, erklärt Walther. Also gilt auch hier: Im Vorfeld sollten Arbeitgeber die landesspezifischen Regeln prüfen.

Verträge richtig verfassen

Wer Regelungen zu Remote Work neu aufsetzen möchte, sollte das immer schriftlich tun, bestenfalls als Ergänzung zum Arbeitsvertrag und immer mit professioneller Unterstützung. Eine solche Vereinbarung sollte mindestens folgende wichtige Aspekte festhalten: die Anzahl der Tage, an denen das Arbeiten im Ausland gestattet wird;

• welche Zeiten und Regionen möglicherweise nicht infrage kommen (zum Beispiel Beschränkung auf die EU);
• eine Vereinbarung zur Übernahme eventueller Kosten.

„Wir raten immer dazu, Remote Work im Ausland unter Genehmigungsvorbehalt zu stellen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass der Einzelfall auch ausreichend geprüft wird“, sagt Rechtsanwalt Thorsten Walther.

Den Datenschutz beachten

Arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ausland mit Kundendaten, sollten die Unternehmen zusätzlich Vereinbarungen in Sachen Datenschutz treffen: „Die Nutzung privater Rechner oder eigener USB-Sticks ist beim Arbeiten im Ausland tabu“, sagt Walther und ergänzt: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genießen übrigens ebenfalls Datenschutz. Eine permanente Kontrolle des Rechners, etwa zur Arbeitszeitüberwachung, ist nicht zulässig.“ Und für die Ausstattung gilt bei Remote Work genauso wie im Homeoffice: Der Arbeitgeber muss für die Arbeitsmittel sorgen.

Diese Regeln gelten für Homeoffice oder Entsendung

Sie wollen Ihren Beschäftigten weiterhin Homeoffice anbieten oder wollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Ausland entsenden? Dann lesen Sie diese Beiträge:

https://de.ecovis.com/homeoffice-welche-regeln-jetzt-fuer-die-arbeit-zu-hause-gelten/

https://de.ecovis.com/entsendung-die-steuerregeln-bei-befristeten-auslandstaetigkeiten/