Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis: Pflicht oder Chance?

Jede Zahnarztpraxis muss ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) einführen und kontinuierlich weiterentwickeln. Doch was genau gehört dazu? Welche Maßnahmen sind gesetzlich vorgeschrieben, welche freiwillig? Und wie lässt sich das Qualitätsmanagement im oft hektischen Praxisalltag aktuell halten? Warum ein gut gepflegtes QMS weit mehr ist als eine gesetzliche Pflicht und was das für Zahnarztpraxen bedeutet, erklärt Daniela Groove, Rechtsanwältin bei Ecovis in München.

Qualitätsmanagement ist gesetzlich vorgeschrieben

Vertragszahnärztinnen und Vertragszahnärzte sind nach Paragraph 135a Absatz 2 Nummer 2 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V) verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und dauerhaft weiterzuentwickeln. Grundlage hierfür ist die Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA).

„Ein Qualitätsmanagementsystem ist keine freiwillige Zusatzleistung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung für jede Vertragszahnarztpraxis“, erklärt Daniela Groove. „Dabei gibt der Gesetzgeber jedoch bewusst keinen festen Ablauf oder ein bestimmtes System vor. Jede Praxis kann ihr Qualitätsmanagement an ihre individuellen Strukturen anpassen.“

Wie läuft die Einführung eines QMS ab?

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement entsteht nicht über Nacht. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Am Anfang steht die Analyse des Ist-Zustands der Praxis. Anschließend werden Qualitätsziele definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Arbeitsabläufe dokumentiert. „Viele Praxen orientieren sich am sogenannten PDCA-Zyklus – Plan, Do, Check, Act“, sagt Groove. „Dabei werden Maßnahmen geplant, umgesetzt, überprüft und anschließend kontinuierlich verbessert.“ Ein Qualitätsmanagementsystem lebt davon, dass es regelmäßig überprüft und an neue gesetzliche Anforderungen oder veränderte Praxisabläufe angepasst wird.

Diese Inhalte sind verpflichtend

Die Qualitätsmanagement-Richtlinie nennt verschiedene Instrumente, die grundsätzlich Bestandteil eines QMS sein müssen. Dazu gehören unter anderem:

• Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Prozess- und Ablaufbeschreibungen
• Risikomanagement
• Fehlermanagement
• Hygienemanagement
• Notfallmanagement
• Patienteninformation und -aufklärung
• Beschwerdemanagement
• Regelmäßige Teambesprechungen
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Patienten- und Mitarbeiterbefragungen sowie
• Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Erfolgskontrolle.

„Diese Elemente bilden das Fundament eines funktionierenden Qualitätsmanagements“, erklärt Daniela Groove. „Wie sie konkret umgesetzt werden, kann jede Praxis an ihre Größe und Organisation anpassen.“

Welche Maßnahmen sind freiwillig?

Neben den verpflichtenden Bestandteilen können Praxen ihr Qualitätsmanagement um weitere Instrumente ergänzen. Dazu gehören beispielsweise zusätzliche Checklisten, digitale Dokumentationslösungen oder interne Audits.

Auch individuelle Projekte zur Verbesserung von Patientenservice, Kommunikation oder Praxisorganisation lassen sich problemlos in das Qualitätsmanagement integrieren. Groove ergänzt: „Ein gutes QMS sollte nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern die täglichen Arbeitsabläufe tatsächlich erleichtern.“

Die größte Herausforderung: Das QMS aktuell halten

Während viele Praxen bei der Einführung ihres QMS noch viel Zeit investieren, bleibt dessen Pflege im Alltag häufig auf der Strecke. Neue gesetzliche Vorgaben, geänderte Praxisabläufe oder personelle Veränderungen müssen regelmäßig in das System eingearbeitet werden. Werden Prozessbeschreibungen oder Checklisten über Jahre nicht aktualisiert, verlieren sie schnell ihren praktischen Nutzen.

„Qualitätsmanagement ist kein Ordner, der nach der Erstellung ins Regal gestellt wird“, betont Daniela Groove, Rechtsanwältin bei Ecovis. „Es sollte ein lebendiges Arbeitsinstrument sein, das den Praxisalltag tatsächlich unterstützt.“

Hilfreich ist es deshalb, feste Termine für die regelmäßige Überprüfung des QMS einzuplanen und einzelne Verantwortlichkeiten innerhalb des Praxisteams klar zu definieren.

Regelmäßige Überprüfung durch Stichproben

Ob Praxen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wird regelmäßig überprüft. Dazu ziehen die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen im Abstand von zwei Jahren vier Prozent aller Zahnarztpraxen per Zufallsstichprobe. Die ausgewählten Praxen beantworten einen umfangreichen Erhebungsbogen zum Stand ihres Qualitätsmanagements. Die Ergebnisse fließen anschließend in einen bundesweiten Bericht an den Gemeinsamen Bundesausschuss ein.

Ein gutes QMS schafft mehr als Rechtssicherheit

Ein gut gepflegtes Qualitätsmanagement hilft nicht nur dabei, gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Es sorgt auch für klar strukturierte Abläufe, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Gleichzeitig verbessert es die Patientensicherheit und schafft Transparenz innerhalb des gesamten Praxisteams. „Wer sein Qualitätsmanagement regelmäßig pflegt und weiterentwickelt, investiert nicht nur in die Rechtssicherheit der Praxis, sondern auch in effizientere Abläufe und eine höhere Behandlungsqualität“, fasst Daniela Groove zusammen. „Davon profitieren am Ende sowohl das Praxisteam als auch die Patientinnen und Patienten.“