Digitalisierung in der Arztpraxis: So machen Sie Ihre Praxis fit für die Zukunft

Fachkräftemangel, steigende Regulierungen oder fortschreitende Digitalisierung: Ärztinnen und Ärzte stehen in ihrem Praxisalltag aktuell vor stetig neuen Herausforderungen. Was zeitweise den Alltag belastet, birgt zugleich auch große Chancen.

Praxisinhaberinnen und -inhaber müssen nicht nur medizinisch gute Arbeit leisten. Sie sind heute weitaus mehr Herausforderungen des Alltags und der Zukunft ausgesetzt, die sie meistern müssen. „Eine erfolgreiche Praxisführung setzt voraus, wirtschaftliche Entwicklungen jederzeit im Blick zu behalten“, sagt Stefanie Anders, Steuerberaterin und Fachberaterin Gesundheitswesen bei Ecovis in Düsseldorf. Denn: Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen schaffen die Basis, um Trends frühzeitig zu erkennen und Entscheidungen sicher treffen zu können. „Voraussetzung dafür ist eine regelmäßige und zeitnahe Finanzbuchhaltung, die idealerweise im monatlichen Turnus erstellt wird“, erklärt Anders. Nur so lassen sich Veränderungen bei den Praxiseinnahmen oder -ausgaben schnell identifizieren und bei Bedarf rechtzeitig Maßnahmen einleiten.

Steuerpflichten von Freiberuflern vs. GmbH

In vielen Arztpraxen erfolgt die Gewinnermittlung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Diese vereinfachte Methode steht Freiberuflern grundsätzlich unabhängig von der Höhe ihrer Gewinne offen. Anders verhält es sich, wenn Ärzte eine Praxis in der Rechtsform einer MVZ-GmbH betreiben. Für sie besteht aufgrund der Rechtsform und der gesetzlichen Vorgaben eine Bilanzierungspflicht.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung orientiert sich am Zufluss-/Abflussprinzip. Das bedeutet: Praxiseinnahmen werden erst dann berücksichtigt, wenn das Geld tatsächlich auf dem Praxiskonto oder beim Factoring-Partner eingeht. Praxisausgaben wirken sich wiederum erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung oder Bankbelastung aus. Dadurch bildet die Gewinnermittlung die wirtschaftliche Entwicklung einer Praxis nicht immer exakt zum jeweiligen Monat ab.

„Gerade bei größeren oder wachstumsorientierten Praxen kann es deshalb sinnvoll sein, zusätzlich die Werte laut den Leistungsstatistiken aus der Praxissoftware in das Controlling der Praxis miteinzubinden, um Entwicklungen frühzeitig und deutlich präziser analysieren zu können“, erläutert Anders. Das zu prüfen gilt besonders dann, wenn zusätzlich angestellte Ärzte in der Praxis beschäftigt sind. „So lässt sich erkennen, ob die angestellten Ärzte den zu erbringenden Sollumsatz auch tatsächlich erzielen“, weiß Ecovis-Expertin Anders.

Liquiditätslücken durch Controlling vermeiden

Ein vorausschauendes Steuercontrolling spielt eine entscheidende Rolle für die finanzielle Stabilität einer Praxis. Besonders bei den vierteljährlichen Einkommensteuervorauszahlungen sollten Praxisinhaber regelmäßig überprüfen, ob diese noch zur aktuellen Gewinnsituation der Praxis passen. Vor allem in den ersten drei Jahren nach einer Praxisgründung ist eine laufende Überwachung wichtig, da sich die Praxisgewinne häufig dynamisch entwickeln und sonst schnell unerwartete Steuernachzahlungen entstehen können. Doch auch etablierte Praxen profitieren von einer regelmäßigen Anpassung der Vorauszahlungen.

Denn nicht nur zu niedrige Einkommensteuervorauszahlungen bergen Risiken für mögliche Nachzahlungen. Auch zu hoch angesetzte Beträge können wirtschaftlich nachteilig sein, da sie den Praxen Liquidität entziehen, die sich stattdessen beispielsweise für Investitionen, Digitalisierung oder den privaten Vermögensaufbau nutzen ließe.

Die private Einkommensteuer rechtzeitig abgeben kann sich auszahlen

Auch die private Einkommensteuererklärung sollten Ärztinnen und Ärzte rechtzeitig erstellen und innerhalb der gesetzlichen Abgabefrist beim Finanzamt einreichen. In ihr werden der erzielte Praxisgewinn und mögliche weitere Einkünfte nach Abzug der privaten abzugsfähigen Ausgaben – etwa der private Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge oder Einzahlungen in das Versorgungswerk – versteuert. „Verspätet eingereichte Steuererklärungen führen nicht nur zur Festsetzung von Verspätungszuschlägen und Nachzahlungszinsen im Falle von Steuernachzahlungen. Sie erhöhen auch das Risiko einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt und können zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens führen“, erklärt Ecovis-Expertin Anders.

Transparenz durch Digitalisierung

Eine zeitgemäße Finanzbuchhaltung erfolgt heute weitgehend digital und ermöglicht einen effizienten Austausch zwischen Praxis und Steuerberatung. Über cloudbasierte Lösungen wie „Datev Unternehmen online“ lassen sich Belege und Unterlagen unkompliziert elektronisch bereitstellen. Gleichzeitig erhalten die Praxisinhaber jederzeit Zugriff auf ihre aktuellen Auswertungen zur Finanzbuchführung.

Weiterer Pluspunkt: Der Zahlungsverkehr lässt sich direkt über die Plattform abwickeln, einzelne Buchungen lassen sich transparent nachvollziehen. „Idealerweise werden die buchführungsrelevanten Daten mittels Schnittstelle direkt aus der Praxissoftware in die Buchhaltung übernommen, wodurch sich Prozesse deutlich effizienter gestalten lassen“, sagt Anders.

Die Abrechnungsprozesse in modernen Arztpraxen sind heute meist digital organisiert und basieren auf einer Praxisverwaltungssoftware (PVS). Moderne Praxen gehen jedoch zunehmend einen Schritt weiter und setzen auf intelligente Lösungen, um Abläufe effizienter und wirtschaftlicher zu machen. Dazu zählen zum Beispiel KI-gestützte Dokumentationssysteme, die die Leistungserfassung unterstützen und administrative Prozesse vereinfachen. Auch Factoring-Lösungen im Bereich der Privatliquidationen gewinnen weiter an Bedeutung, da sie durch den Verkauf offener Forderungen Ärztinnen und Ärzten eine bessere Planbarkeit der Liquidität ermöglichen.

Gerade bei privaten Abrechnungen ist eine zeitnahe Rechnungsstellung entscheidend. Wenn Ärzte privat erbrachte Behandlungsleistungen erst verspätet abrechnen, wirkt sich das nicht nur negativ auf die Liquidität der Praxis aus, sondern es erhöht sich auch das Risiko von Zahlungsausfällen. „Praxisinhaber sollten Behandlungen und die dazugehörigen Abrechnungsziffern möglichst direkt im Anschluss an die ärztliche Untersuchung vollständig dokumentieren und erfassen“, empfiehlt Anders.

Kosten für Digitalisierung sind schnell abschreibungsfähig

Aus steuerlicher Sicht bieten Investitionen in die Digitalisierung besondere Vorteile. Während Ärztinnen und Ärzte größere Investitionen normalerweise über mehrere Jahre entsprechend ihrer jeweiligen festgelegten betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abschreiben müssen, gelten für digitale Anschaffungen vereinfachte Regelungen. So kann die Abschreibung hier bereits innerhalb eines Jahres erfolgen – unabhängig von der Höhe der Investitionen. „Dadurch wirken sich Digitalisierungsmaßnahmen häufig schneller steuermindernd aus und können die Liquidität der Praxis entlasten“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Anders.