Weiterbildung finanzieren: So profitieren Unternehmen steuerlich

Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind kostbar. Wer Fortbildungen bezahlt, spart Steuern und bindet Talente. Ecovis erklärt die wichtigsten Regeln für Betriebe.

Unternehmen brauchen qualifizierte Fachkräfte. Doch die Kosten für Weiterbildungen wie den Meisterkurs oder den Techniker sind hoch. „Wer das eigene Team fördern und binden möchte, bekommt Rückendeckung vom Finanzamt“, sagt Katrin Grothe, Steuerberaterin bei Ecovis in Pritzwalk. Denn Kosten lassen sich als Betriebsausgaben absetzen. Das senkt die betriebliche Steuerlast.

Voller Kostenabzug, null Lohnsteuer

Liegt ein überwiegend betriebliches Interesse des Unternehmens vor, gelten die Kosten für Trainings und Co. als Betriebsausgaben. Für die Mitarbeitenden entsteht dadurch kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das Finanzamt stuft die Kosten dann zwar als Arbeitslohn (geldwerten Vorteil) ein, doch das Gesetz erklärt diesen Sonderfall explizit für steuerfrei. Da steuerfreie Posten auch sozialversicherungsfrei sind, kommt die Förderung ohne Abzüge netto an. Die steuerlichen Regeln für Fortbildungskosten umfassen nicht nur Meisterkurse, sondern beispielsweise auch Sprachkurse für Einsätze im Ausland oder Deutschkurse für ausländische Fachkräfte. Kleiner Haken: Bezweifelt das Finanzamt das rein betriebliche Interesse, gilt die Kostenübernahme als Arbeitslohn und ist seitens des Arbeitgebers sozialversicherungspflichtig.

Verträge sauber aufsetzen

Schriftliche Vereinbarungen verhindern späteren Streit und sichern den Betrieb ab. Ecovis-Steuerberaterin Grothe empfiehlt, alle Details vorab zu fixieren: „Unternehmerinnen und Unternehmer begründen so das betriebliche Interesse hieb und stichfest. Gleichzeitig herrscht Klarheit über die Kostenübernahme.“ Das gilt besonders, wenn die Rechnung auf den Namen der Mitarbeitenden lautet. Auch die Frage, ob die Fortbildungszeit als Arbeitszeit zählt, gehört in die Vereinbarung. Bei teuren Qualifikationen schützen Rückzahlungsklauseln die Investition des Betriebs: Verlässt eine Fachkraft das Unternehmen vorzeitig, zahlt sie die Kosten zeitanteilig zurück. Diese Summe verbucht die Firma später als Betriebseinnahme. Bricht jemand die Ausbildung vorzeitig ab, behält der Betrieb den Betriebsausgabenabzug dennoch. „Für das Finanzamt zählt allein der ursprüngliche betriebliche Zweck“, erklärt Ecovis-Expertin Grothe.