Resturlaub vor Jahresende: Handlungsbedarf für Unternehmen

Nicht genommener Urlaub verfällt nicht automatisch zum Jahresende. Für Unternehmen ist jetzt ein guter Zeitpunkt, ihre Beschäftigten konkret über den bestehenden Urlaubsanspruch zu informieren und sie dazu aufzufordern, ihn rechtzeitig zu nehmen. Stefan Eglseder, Rechtsanwalt bei Ecovis in Landshut, erklärt, was es für Unternehmen zu beachten gibt.

Unternehmen müssen beim Urlaub ihrer Beschäftigten aktiv werden

Grundsätzlich müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt er sich auf das Folgejahr übertragen – dann ist er bis Ende März des Folgejahres zu nehmen. Allerdings verfällt der gesetzliche Mindesturlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dazu bereits 2019 klargestellt: Unternehmen müssen ihre Beschäftigten konkret und rechtzeitig auffordern, den Urlaub zu nehmen, und sie darauf hinweisen, dass ihr nicht genommener Urlaub grundsätzlich verfallen kann. Nur wenn Beschäftigte anschließend trotz bestehender Möglichkeit und nach ausreichender Information über die Folgen den Urlaub nicht rechtzeitig in Anspruch nehmen, kann der Anspruch nach den gesetzlichen Fristen verfallen.

Diese Grundsätze für den gesetzlichen Mindesturlaub gelten im Zweifel auch für vertraglichen Mehrurlaub: Haben die Arbeitsvertragsparteien nichts Abweichendes vereinbart, teilt der Mehrurlaub das Schicksal des gesetzlichen Urlaubs.

„Unternehmen sollten das Thema Urlaub deshalb nicht allein ihren Beschäftigten überlassen. Entscheidend ist, dass sie nachvollziehbar informieren und die Beschäftigten rechtzeitig dazu auffordern, ihren Urlaub zu nehmen“, erklärt Stefan Eglseder, Rechtsanwalt bei Ecovis in Landshut.

Auch die dreijährige Verjährung setzt Mitwirkung voraus

Auch bei der Verjährung hat sich die Rechtslage zugunsten der Beschäftigten konkretisiert. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren. Für Urlaubsansprüche beginnt diese Frist aber nicht automatisch mit dem Ende des Jahres, in dem der Urlaub entstanden ist.

Das BAG hat im Dezember 2022 nach einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) klargestellt: Die dreijährige Verjährungsfrist für den gesetzlichen Mindesturlaub beginnt erst mit dem Schluss des Jahres zu laufen, in dem der Arbeitgeber seinen Pflichten zur Mitwirkung nachgekommen ist und die Beschäftigten tatsächlich in die Lage versetzt hat, ihren Urlaub zu nehmen. Haben die Arbeitsvertragsparteien den vertraglichen Mehrurlaub nicht abweichend ausgestaltet, gilt dieser verjährungsrechtliche „Gleichlauf“ auch für den Mehrurlaub. Das bedeutet: Informiert ein Unternehmen seine Beschäftigten nicht ordnungsgemäß über ihren Urlaub und die Folgen einer Nichtinanspruchnahme, können alte Urlaubsansprüche unter Umständen über Jahre bestehen bleiben.

Was Unternehmen konkret tun sollten

Für Arbeitgeber bedeutet die Rechtsprechung vor allem: Die Kommunikation zum Urlaub sollte strukturiert und nachweisbar erfolgen. Sinnvoll ist insbesondere,

• Beschäftigte zu Beginn des Jahres über ihren konkreten Urlaubsanspruch zu informieren,
• darauf hinzuweisen, bis wann der Urlaub zu nehmen ist,
• ausdrücklich zur rechtzeitigen Inanspruchnahme aufzufordern und
• über die Folgen zu informieren, wenn der Urlaub trotz bestehender Möglichkeit nicht genommen wird – einschließlich einer erneuten Aufforderung innerhalb des Übertragungszeitraums, wenn Resturlaub auf das Folgejahr übertragen wurde.

„Dabei genügt es in der Regel nicht, lediglich allgemein im Arbeitsvertrag oder in einem Merkblatt auf die gesetzlichen Urlaubsfristen hinzuweisen. Die Information muss sich konkret auf den jeweiligen Urlaubsanspruch beziehen“, erklärt Eglseder. Unternehmen sollten außerdem dokumentieren, wann und wie sie ihre Beschäftigten informiert haben. Denn wenn es später zu einem Streit über nicht genommenen Urlaub kommt, muss der Arbeitgeber seine Mitwirkung grundsätzlich darlegen und gegebenenfalls beweisen können.

Besonders wichtig bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Relevant wird das Thema häufig, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. Nicht genommener Urlaub kann dann nicht mehr gewährt werden und ist grundsätzlich abzugelten. Haben sich über längere Zeit Urlaubsansprüche angesammelt, kann daraus eine erhebliche finanzielle Belastung für das Unternehmen entstehen.

„Gerade bei langjährigen Beschäftigungsverhältnissen sollten Unternehmen deshalb prüfen, ob ihre Urlaubsprozesse funktionieren und die erforderlichen Hinweise tatsächlich dokumentiert werden“, rät Rechtsanwalt Stefan Eglseder. „Ein sauberer Prozess hilft, unnötige finanzielle Risiken bei späteren Urlaubsabgeltungen zu vermeiden.“

Urlaubsmanagement ist auch Risikomanagement

Die Rechtsprechung verpflichtet Unternehmen nicht dazu, ihre Beschäftigten in den Urlaub zu schicken. Sie müssen jedoch dafür sorgen, dass diese ihren Urlaubsanspruch tatsächlich wahrnehmen können, und sie über die Folgen informieren, wenn sie ihren Urlaub nicht rechtzeitig nehmen.

Für Unternehmen empfiehlt es sich daher, die jährliche Urlaubsinformation fest in die Personalprozesse zu integrieren und die Kommunikation zu dokumentieren. So lässt sich nicht nur der Überblick über den Resturlaub verbessern, sondern auch das Risiko langfristig bestehender Urlaubsansprüche reduzieren.