E-Rechnung ab 2027: Welche Pflichten und Fristen jetzt auf Sie zukommen

1. November 2026

Bereits seit Januar 2025 müssen hiesige Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können. Für die Pflicht, diese E-Rechnungen auch selbst im Geschäftsverkehr mit anderen Firmen zu verschicken, gelten noch Übergangsfristen. Doch ab dem 1. Januar 2027 endet die erste Schonfrist. Betriebe mit einem Umsatz ab 800.000 Euro im Jahr 2026 sind nun von der Ausstellungspflicht betroffen. Wer und in welchem Fällen ab diesem Stichtag zwingend in strukturierten Formaten abrechnen muss, zeigt ein Blick auf die gesetzlichen Vorgaben. „Unternehmerinnen und Unternehmer dürfen jetzt nicht länger abwarten. Sonst drohen nicht nur der Verlust der Vorsteuer, sondern auch Konflikte mit Geschäftspartnern“, erklärt Karl Klebl, Steuerberater bei Ecovis in Neumarkt in der Oberpfalz.

Die E-Rechnung ist ein Datensatz, der alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format enthält. Damit sind E-Rechnung von anderen elektronischen Formaten wie beispielsweise PDF-Rechnungen abzugrenzen. Seit Januar 2025 erfüllt ein einfaches PDF-Dokument nicht mehr die Anforderungen einer E-Rechnung. Die zwei wichtigsten digitalen Standards für E-Rechnungen heißen XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1; ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Letzteres Datenformat enthält neben den strukturierten XML-Daten zusätzlich einen visuell lesbaren Sichtbeleg. Für den Vorsteuerabzug maßgebend ist jedoch der Inhalt der XML-Daten. „Für viele Betriebe ist die E-Rechnung ein echter Gewinn“, sagt Klebl. „Weniger Papierflut und geringere Fehleranfälligkeit führen langfristig zu Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen.“

Für wen gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnung?

Grundsätzlich betrifft die gesetzliche Neuregelung alle Unternehmen in Deutschland. Zum 1. Januar 2027 endet nun die erste wichtige Übergangsfrist. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss im kommenden Jahr zwingend E-Rechnungen ausstellen. Bislang durften Rechnungen noch auf Papier oder als einfache PDF-Datei gestellt werden, sofern die Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner zustimmten. Unverändert ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung bleiben Umsätze von einem Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro brutto, Fahrausweise und Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. „Wer die Umsatzgrenze überschreitet, muss Software und Rechnungsausgangsprozesse jetzt dringend in Absprache mit der Steuerkanzlei anpassen“, mahnt Ecovis-Steuerberater Klebl.

Was gilt für Unternehmen mit geringerem Umsatz?

Für Betriebe, deren Umsatz im Jahr 2026 unter der Schwelle von 800.000 Euro lag, verlängert sich die Schonfrist noch um ein weiteres Jahr. Sie dürfen im Jahr 2027 weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF versenden. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 greift die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dann lückenlos für alle Betriebe. Unabhängig von dieser Frist müssen alle Unternehmen bereits seit Januar 2025 eingehende E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch technisch und inhaltlich auf ihre Richtigkeit prüfen können. Diese sogenannte Validierung entscheidet über den Vorsteuerabzug. Akzeptieren Unternehmen fehlerhafte Rechnungsdatensätze, droht er Verlust des Vorsteuerabzugs.

Tipp: Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?

Prüfen Sie Ihren voraussichtlichen Jahresumsatz 2026, um festzustellen, ob die strenge E-Rechnungspflicht für Sie bereits ab 2027 greift.
Kontaktieren Sie ihren Softwareanbieter und klären Sie, ob ihr aktuelles Rechnungsformat strukturierte Datensätze erstellen und versenden kann.
Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, um zu klären, ob ihre Umsätze von der E-Rechnungspflicht betroffen sind.