Verfahrensdokumentation
Rechtssicherheit und Effizienz für Ihr Unternehmen
Warum ist eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar?
Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht, seitdem der Gesetzgeber die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ überarbeitet hat. Ein Betriebsprüfer soll damit die Abläufe der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens gut nachvollziehen können. Zusätzlich brauchen bargeldintensive Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung. Die Verfahrensdokumentation bildet die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens komplett ab und erbringt außerdem notwendige Nachweise bei einer Betriebsprüfung.
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Wir beantworten Ihre Fragen
- Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
- Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation für mein Unternehmen?
- Welche Inhalte muss eine Verfahrensdokumentation umfassen?
- Ist eine Verfahrensdokumentation gesetzlich vorgeschrieben?
- Wie oft muss eine Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
- Wer ist für die Erstellung der Verfahrensdokumentation verantwortlich?
- Was passiert bei einer Betriebsprüfung ohne Verfahrensdokumentation?
- Welche Vorteile bietet eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation?
- Wie prüft das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation?
- Kann ich eine Verfahrensdokumentation nachträglich erstellen?
Vorteile der Verfahrensdokumentation
- Rechtssicherheit: Eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation schützt Ihr Unternehmen vor Beanstandungen durch die Finanzbehörden und minimiert das Risiko von Schätzungen.
- Effizienzsteigerung: Durch die klare Definition und Dokumentation Ihrer Prozesse können Sie Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation schafft Transparenz und erleichtert interne Audits und externe Prüfungen.
So unterstützt Sie Ecovis
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
- Ist-Analyse: Detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und Systeme zur Identifikation notwendiger Anpassungen
- Erstellung der Dokumentation: Entwickeln einer vollständigen Verfahrensdokumentation, die alle relevanten Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten abdeckt
- Regelmäßige Aktualisierung: Kontinuierliches Anpassen der Dokumentation an gesetzliche Änderungen und unternehmensinterne Entwicklungen
Überprüfung und Optimierung bestehender Verfahrensdokumentationen
- Compliance-Check: Prüfen Ihrer bestehenden Verfahrensdokumentation auf Konformität mit den GoBD und anderen gesetzlichen Anforderungen
- Optimierungspotenziale: Identifizieren und Umsetzen von Verbesserungen zur Steigerung der Effizienz und Rechtssicherheit
Rechts- und Steuerberatung zur Verfahrensdokumentation
- Rechtssicherheit: Beratung zu rechtlichen Aspekten und Haftungsfragen im Zusammenhang mit der Verfahrensdokumentation
- Steuerliche Optimierung: Unterstützen bei der steuerlichen Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse durch eine fundierte Verfahrensdokumentation
Zu welchen Themen kann Ecovis mich noch beraten?
- Tax Compliance Management System (CMS): Für größere Unternehmen kann es sinnvoll sein, zusätzlich zur Verfahrensdokumentation ein komplettes CMS aufzusetzen. Mehr Infos
- Internes Kontrollsystem (IKS): Das Verletzen steuerlicher Pflichten kann zu empfindlichen Strafen führen. Geschäftsführung, Vorstand und Leitung der Steuerabteilung haften hier oft persönlich. Die Haftungsrisiken für Führungskräfte lassen sich mit einem steuerlichen, innerbetrieblichen Kontrollsystem (Steuer-IKS) minimieren. Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines IKS.
- Kasse: Bei der Verfahrensdokumentation spielen vorgelagerte Systeme eine wichtige Rolle. Wir beraten Sie rund um die Anforderungen an Ihr Kassensystem und die dazugehörigen Aufzeichnungsanforderungen. Mehr Infos
- Ersetzendes Scannen: Sobald Sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, brauchen Sie Ihre Papierbelege nicht mehr zehn Jahre aufheben, sondern können diese vernichten. So sparen Sie Lagerkosten.
- Notfallordner: Ein plötzlicher Unfall oder eine Krankheit des Unternehmers – ist Ihr Unternehmen weiterhin handlungsfähig? Ein Notfallordner könnte hier helfen. Mehr Infos
- Datenschutz: Die Datenschutzanforderungen steigen laufend. Die Missachtung dieser Vorgaben kann zu empfindlichen Strafen führen. Mehr Infos
Ihre Vorteile
- Unser interdisziplinäres Team aus Steuerberatern, Unternehmensberatern und Rechtsanwälten verfügt über umfassende Erfahrung rund um Erstellen und Optimieren von Verfahrensdokumentationen.
- Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind.
- Mit unserer Unterstützung stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahrensdokumentation nicht nur den gesetzlichen Vorgaben entspricht, sondern auch einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet.
Wie viel Aufwand und Zeit muss ich für die Verfahrensdokumentation einplanen?
Eine Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck gibt es nicht, denn kein Unternehmen gleicht dem anderen. Der Umfang hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, Branche und der vorhandenen Digitalisierung sowie der Verfügbarkeit der Informationen ab. Allerdings ist der Aufwand bei entsprechender Planung gut kalkulierbar.
Erfahrungsberichte
Wie Ecovis seine Mandanten bei der Prozessanalyse unterstützen kann.
Christoph Zehme, Dipl.-Vw., CISA
Vorstand der ECOVIS Europe AG
Christoph Zehme
Unternehmensberater
Tel.: +49 89-58 98 138
Ihre Ansprechpartner
Matthias Laudahn
Unternehmensberater in Rostock, Bremen, Osnabrück und Hannover
Tel.: +49 381 128 740 0
